‘Single Development Agenda’, la solución para alinear estrategia y ejecución

Uno de los retos para cualquier organización es, sin duda, saber priorizar los proyectos. Los paradigmas y formas de trabajo han cambiado, y las empresas también deben modificar la forma en que deciden qué esfuerzos son capaces de acometer. Dado que la capacidad de ejecución y los recursos económicos no son infinitos, es fundamental asegurar que no se duplican acciones y que éstas se encaminan a lograr la estrategia corporativa.

Para lograr cumplir este objetivo, como parte de su proceso de transformación ‘agile’, BBVA ha desarrollado un modelo de priorización de proyectos llamado ‘Single Development Agenda’ (SDA) que se aplica a todos los proyectos que se proponen a emprender en el Grupo.

Integrar este modelo en la nueva organización ‘agile’ resulta decisivo debido a que implica, en primer lugar, identificar y conocer en detalle todas las necesidades de cada proyecto. Una vez identificadas, este conjunto de necesidades se contrasta con la capacidad real de ejecución de los diferentes equipos de desarrollo de soluciones del banco (‘Solutions Development’), para garantizar así una priorización efectiva de los recursos.

Tras este proceso, los proyectos con mayor potencial de impacto se asignan a diferentes equipos. No obstante, como los proyectos pueden exceder la capacidad de gestión de los equipos, es necesario priorizarlos en función de su criticidad, aportación de valor y, por supuesto, su alineamiento con la estrategia. Esto implica que algunos de estos proyectos pueden despriorizarse o simplemente cancelarse con el objetivo de atender las iniciativas más relevantes en cada momento.

De esta manera, el proceso se resume principalmente en tres puntos fundamentales:

1. La ideación

Un proyecto debe responder a las siguientes preguntas:

• Para qué: Es importante que el proyecto cuente con un objetivo bien definido.
• Con quién: Elegir el equipo con las mejores capacidades para llevarlo a cabo es crítico para el éxito del proyecto. Esta función recae en los ‘staffers’.
• Por qué: Los responsables del proyecto (‘project owners’) deben hacer visible el valor y racional de la iniciativa.
• Cómo: Estructurar los entregables de manera que la aportación de valor sea tangible en plazos cortos (trimestrales).
• Cuánto: Es necesario contar con una valoración clara del coste del desarrollo y despliegue de la iniciativa para dicho periodo.
• Cuándo: Si bien cada proyecto es sometido a una aprobación trimestral, es fundamental establecer un plazo estimado para obtener la versión final.

2. La priorización

Teniendo en cuenta la escasez de recursos, los proyectos deben priorizarse trimestralmente, teniendo en cuenta los siguientes criterios:

• Entregables: Representan la aportación de valor de un proyecto, la razón principal por la que se va llevar a cabo y lo que, en definitiva, justifica su coste y esfuerzo. Un elemento clave para entender la criticidad de la iniciativa, su alineación con la estrategia y, por tanto, su prioridad frente a otras.
• Duplicidad: Al tener acceso al total de proyectos propuestos, se analizan posibles duplicidades u oportunidades de sinergia con otras iniciativas ya comenzadas o que están lanzándose de forma simultánea. Si éste fuera el caso, la SDA puede pedir que determinados proyectos se fusionen o se redefinan.
• ¿Y si no se hace?: Es vital saber qué impacto tendría el hecho de no llevar a cabo el proyecto para poder ponderar objetivamente su aportación de valor frente a otros.

3. El seguimiento

La evaluación continua es la mejor forma de garantizar la efectividad de las iniciativas. Estos plazos cortos (trimestres) son básicos para tomar decisiones que afecten a al desarrollo de las mismas:

• Evaluación periódica: En cada trimestre, los proyectos en curso y los nuevos se someten al mismo proceso de priorización, para garantizar que los recursos se orientan a las actividades más relevantes en cada momento.
• Verificación de entregables: Los entregables comprometidos por cada proyecto en el ciclo anterior deben verificarse y establecerse los nuevos para el siguiente ciclo, redefiniendo si es necesario, la dotación de recursos y el alcance del proyecto para el nuevo periodo.

A partir de esta información, la SDA es capaz de establecer un ‘ranking’ de todos los proyectos prioritarios contando con las siguientes garantías:

• Evita duplicidades: No hay diferentes equipos trabajando en iniciativas similares.
• Pone el foco en la estrategia: Asegura que la estrategia del grupo y los esfuerzos están alineados.
• Claridad en la aportación de valor: Identifica claramente los entregables asegurando la efectividad de los mismos.
• Seguimiento constante: Al priorizar proyectos nuevos y en curso en periodos trimestrales, garantiza la correcta asignación de recursos.

En definitiva, la SDA es una de las piezas clave de la organización ‘agile’ cuyo objetivo final es que, aprovechando al máximo las capacidades existentes en cada momento, no haya desvíos entre los esfuerzos y la estrategia.