Tipos de gastos empresariales: generales, directos o indirectos, fijos o variables
Para que una empresa produzca los bienes o servicios que le permitan conseguir unos ingresos hay una partida ineludible: la de gastos. Conocer cuáles son estos egresos en las distintas fases de la trayectoria de una compañía, y tenerlos previstos de antemano, es imprescindible para cuidar la salud financiera de cualquier empresa.
La esperanza media de vida de una empresa en el momento de constituirse será en 2027 de 12 años. Así lo estima un estudio de la consultora Innosight, la misma que hace un lustro situaba la media en los 15 años. Sin embargo, en el caso de las pymes ese promedio suele bajar. En México, por ejemplo, es de 7,8 años según el Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática (INEGI). En España, con datos de la patronal Cepyme, de 10,8 años. Y en Argentina, solo seis de cada diez nuevas sociedades llegan a los 2 años de vida, y únicamente un tercio a los 8 años, de acuerdo con el Ministerio de Desarrollo Productivo.
Son muchas las razones que explican esta escasa longevidad, pero una de las más comunes es la mala planificación de los recursos, no llevando un control de gastos ni considerando todos los que harán viable operar el negocio a lo largo de los años. Desde calcular correctamente los gastos de constitución de la sociedad (notaría, permisos, proyectos), hasta los que se asumen día tras día, periódicamente o de forma excepcional.
Conviene empezar por aclarar que el término gasto es sinónimo de egreso, es decir, lo contrario de un ingreso y, por lo tanto, supone siempre una disminución del beneficio o incremento de la pérdida de la compañía.
¿Cuáles son los gastos principales para una empresa?
En el caso de las empresas, los principales gastos en los que incurren a la hora de desarrollar su actividad económica se pueden clasificar de la siguiente manera:
- Gastos generales
- Gastos fijos
- Gastos variables
- Gastos extraordinarios
- Gastos directos e indirectos
¿Qué son los gastos generales?
Son los necesarios para llevar a cabo la actividad, aunque no se deriven directamente de la producción del bien o servicio. “Cuando una empresa arranca, suponen el mayor porcentaje. En el primer año superarían el 80% del total”, calcula José Ramón Gonzálvez, profesor del MBA in Digital Business de IEBS Digital School.
¿Qué gastos se pueden considerar como gastos generales?
Dentro de este tipo de egresos, también conocidos como gastos operativos o gastos corrientes, podemos destacar los relacionados con:
- Administración de la empresa (material de oficina y mobiliario para la actividad diaria).
- Alquileres (locales comerciales, centros de trabajo, oficinas, etc.).
- Personal (pago de nóminas y seguros sociales de la plantilla y abono de facturas de trabajadores autónomos).
- Suministros (luz, agua, internet, teléfono).
- Viajes y desplazamientos (dietas, transporte, manutención).
- Costes financieros y tributarios (obligaciones fiscales, intereses de préstamos, comisiones).
- Servicios externalizados (consultoría, comunicación, asesoría).
- Promoción y comunicación (publicidad y marketing, por ejemplo).
No hay una regla general para su distribución sobre el total de gastos, pero, por ejemplo, los dedicados a promoción son muy importantes al inicio de la actividad de la compañía. En esta etapa, según Gonzálvez, estamos introduciendo el producto y dándolo a conocer, por lo que entre un 20 y 25% de los egresos debería estar destinado a este menester.
Según su comportamiento podemos distinguir entre gastos fijos, variables y extraordinarios.
Gastos fijos
Son necesarios para que la empresa pueda operar y se mantienen constantes, aunque aumente o se reduzca el volumen de clientes o producto. Nos referimos, entre otros, al pago de préstamos, alquileres, impuestos, suministros o servicios externos fijos como asesoría legal, mantenimiento web o gestoría. Todos ellos se tienen que afrontar de forma recurrente, incluso si se detuviera la producción o la venta y no hubiera ingresos.
Dorina Popescu, profesora de gestión financiera internacional en OBS Business School, advierte que los costes más relevantes son precisamente estos que son inevitables, por lo que cada organización tiene que analizar su estructura de gastos de forma constante e identificar los costes que se pueden reducir o eliminar. Además, recuerda que los gastos fijos suelen ser muy elevados en la fase de creación o lanzamiento de la empresa, pero su importancia sobre el total van disminuyendo en la fase de crecimiento, por el efecto de las economías de escala.
Gastos variables
Estos sí dependen del volumen de producción o servicios prestados, de manera que oscilan según éstos crezcan o disminuyan. Es decir, tienen una relación directa con la actividad del negocio. Entre ellos habría que mencionar los insumos o materias primas necesarias para la producción u oferta del servicio y los costes de personal, ya que pueden producirse, según las circunstancias, aumentos de salario, nuevas contrataciones o reducciones de plantilla.
Gastos extraordinarios
Son aquellos egresos no habituales, excepcionales y no esperados que se producen a raíz de la actividad empresarial o que repercuten en ella. Hablamos de situaciones como un incendio, una inundación o la avería de maquinaria. Las reparaciones necesarias provocarán gastos no previstos, e incluso pueden afectar al ahorro, pero que se han de asumir para poder seguir con la actividad.
Independientemente de que sean de carácter fijo, variable o extraordinario, los gastos también pueden clasificarse atendiendo a la relación que mantienen con la producción de la actividad de la empresa, en directos e indirectos:
Gastos directos
Se incurre en ellos para la elaboración de los productos o prestación de los servicios. Por ejemplo, las materias primas o materiales que han servido de base para la producción de esos bienes o los recursos humanos necesarios para la fabricación o el desarrollo del negocio. Generalmente, son fáciles de presupuestar, puesto que son los más básicos y al mismo tiempo imprescindibles.
Gastos indirectos
Son necesarios para garantizar la producción, pero no se derivan directamente de ella. Aquí estarían los gastos de administración, gestión o comercialización de los bienes producidos o servicios ofrecidos y hay que tenerlos igualmente en cuenta, aunque no sean tan concretos y previsibles como los directos.
Es importante tener en cuenta que muchos de esos egresos son deducibles en las declaraciones de impuestos. Así que hay que revisar bien las legislaciones de cada país para asegurarnos que aprovechamos las desgravaciones disponibles. Por ejemplo, en México la Ley del Impuesto Sobre la Renta (ISR) permite a grandes y pequeñas empresas deducirse las partidas vinculadas con su crecimiento y actividades comerciales. En España se pueden deducir, con limitaciones, gastos financieros en el Impuesto de Sociedades.