¿Qué son los gastos deducibles y qué tipos existen?
Se trata de un concepto sencillo, pero su aplicación práctica depende de muchísimas variables. Como regla general, se considera deducible todo gasto que puede restarse de los beneficios de una actividad económica a la hora de pagar impuestos. Conocer este tipo de gastos ayuda a no cometer errores que den lugar a sanciones o revisiones que pueden perjudicar la salud financiera.
Desarrollar la actividad económica en la vivienda habitual, o usar el vehículo o el teléfono particular para trabajar, son junto con los gastos de viaje y vestuario las partidas que más dudas generan a muchos autónomos y pequeñas empresas a la hora de pagar impuestos. Todos ellos son conceptos previstos en la normativa contable, siempre y cuando estén vinculados a la actividad desarrollada, debidamente contabilizados y con una justificación adecuada. La Agencia Tributaria española añade una condición más para que un gasto se pueda considerar deducible: no puede estar expresamente excluido por una norma fiscal.
Un caso práctico lo encontramos con los móviles, tabletas y otros, que solo se consideran un bien de inversión deducible en caso de que se utilicen exclusivamente para comunicarse con clientes y proveedores. En lo que a gastos deducibles de manutención y desplazamiento se refiere, Hacienda no acepta que se deduzcan importes discrecionales, sino que impone unos límites estrictos que empresas y autónomos deben conocer.
¿Qué es un gasto deducible?
Los gastos deducibles constituyen un concepto clave a efectos fiscales. Para empezar, una definición corta y concisa: se considera deducible todo gasto que se puede restar de los ingresos brutos para obtener el beneficio real de una actividad económica a la hora de pagar impuestos. Esos gastos deben acreditarse con las correspondientes facturas y cumplir una serie de requisitos.
¿Qué condiciones deben cumplir los gastos para que sean deducibles?
La condición principal es que sean fehacientes. Es decir, que se puedan demostrar y acreditar más allá de cualquier duda. La Agencia Estatal de Administración Tributaria considera que un recibo de venta no constituye acreditación suficiente, es necesaria una factura completa, no simplificada.
El segundo criterio es que el gasto haya sido abonado con recursos del contribuyente (presentar facturas abonadas por otras personas es motivo bastante común de sanción en caso de revisiones fiscales) y que esté directamente relacionado con las actividades económicas que este desempeña.
En este sentido, se aplica el principio de causalidad. Es decir, el gasto no puede ser arbitrario, debe ser necesario para la obtención de ingresos y tener una justificación clara y diáfana.
También resulta un criterio esencial de deducibilidad la coincidencia de fechas, ya que solo se consideran deducibles los gastos realizados en el periodo impositivo que se declara. Por último, estos gastos deben estar debidamente contabilizados, lo que supone, en el caso de empresas, que deben constar en los libros de cuentas.
El concepto, pues, está definido con precisión por la Agencia Tributaria española. Pese a todo, en algunos casos pueden generarse dudas debido a la amplia tipología de gastos posibles y la complejidad de determinadas actividades económicas. En esos casos, resulta recomendable recurrir a gestores profesionales con experiencia acreditada, para evitar así errores de interpretación que acaben siendo motivo de revisiones o sanciones fiscales.
Empresas o autónomos, una distinción crucial
En lo que a tipos de gastos deducibles se refiere, hay que establecer una primera distinción entre los de las empresas y los de los profesionales autónomos.
En el caso de las empresas, la lista es amplia y depende de gran cantidad de variables, pero los más comunes son los siguientes:
- Sueldos y salarios, pagos a la Seguridad Social y otros gastos de personal.
- Consumos de explotación: compras de mercancías, materias primas y/o auxiliares, así como otras adquisiciones de bienes efectuadas a terceros, como puede ser el combustible o el material de oficina.
- Arrendamientos y cánones: alquileres, gastos de asistencia técnica, o cuotas de leasing, entre otros.
- Reparaciones y conservación de bienes materiales, siempre que no supongan una mejora (en ese caso se consideraría una inversión).
- Servicios ofrecidos por personal independiente (abogados, auditores y notarios, entre otros) y otros servicios exteriores (suministro de agua, electricidad, telefonía, etc.).
- Tributos fiscalmente deducibles (como el Impuesto de Actividades Económicas o el Impuesto de Bienes Inmuebles).
- Pérdidas por insolvencia de un deudor.
- Gastos financieros (intereses de préstamos y créditos, gastos de gestión por descuento de efectos comerciales, intereses de demora con Hacienda o recargos por aplazamiento de pago de deudas)
Y un amplio etcétera de gastos menos comunes que puede incluir adquisición de libros y suscripciones a revistas, cuotas de corporaciones, cámaras y asociaciones de empresarios o primas de pólizas de seguro por enfermedad y asistencia médica privada.
En el caso de los profesionales autónomos, teniendo siempre en cuenta los criterios básicos (necesidad, causalidad y justificación suficiente), existe una muy amplia tipología de gastos deducibles. Estos serían los más habituales:
- Alquiler de oficina, almacén o punto de venta.
- Servicios básicos como luz, agua o calefacción.
- Gastos del edificio como IBI, comunidad de propietarios o tasas de basura
- Teléfonos o conexiones a internet.
- Materiales y materias primas.
- Amortizaciones de maquinaria o equipo básico.
- Compra o reparación de bienes de inversión.
- Obsequios promocionales a clientes.
- Gastos de publicidad y marketing.
- Diseño, programación o mantenimiento de páginas web.
- Cuota de autónomos.
- Servicios de asesoría.
- Gastos financieros.
- Retribuciones a empleados.
- Desplazamientos y dietas.
- Vehículos y combustible.
- IVA soportado (puede ser deducible en declaraciones trimestrales o, en el caso de determinados epígrafes profesionales, en la declaración de IRPF).
- Pólizas de seguros.
- Herramientas online.
Gastos de deducibilidad condicionada
A esta lista habría que añadirle los llamados gastos deducibles especiales o de justificación condicionada. Es decir, aquellos que, como decíamos al principio del artículo, generan dudas, y que en última instancia se consideran deducible o no atendiendo al grado de afectación directa sobre la actividad de cada contribuyente concreto. Es el caso de profesionales que trabajan en una vivienda de alquiler o los ya citados gastos de vestuario, telefonía, transportes y viajes.
Gastos deducibles sin factura
Por último, los criterios de deducibilidad en la declaración de IRPF resultan más flexibles que los de las declaraciones trimestrales de IVA. Eso hace que, en el primero de los casos, no se exijan facturas a la hora de deducir gastos como salarios y seguros sociales, pólizas de seguros, cuotas de autónomos, operaciones financieras, impuestos y tasas municipales o gastos de contratos mercantiles.