¿Qué es una cuenta de resultados, cómo se confecciona y quién está obligado a hacerla?

Una cuenta de resultados es “un resumen (un documento sintético) sobre los ingresos y gastos que se han registrado en un ejercicio económico”, define el profesor Félix Barahona Márquez, coordinador del Grado en Administración y Dirección de Empresas de la Universidad Internacional de La Rioja (UNIR). Para Francisco de Asís de Ribera, profesor de Matemáticas Financieras de Comillas ICADE, es “uno de los estados financieros básicos que nos permite evaluar la marcha de una empresa durante un determinado periodo”. Es además un documento gracias al cual puede determinarse si un negocio ha cumplido sus objetivos económicos.

¿Qué información contiene la cuenta de resultados?

La actividad de cualquier empresa es una sucesión de operaciones continuas: ventas y prestación de servicios, pago de proveedores y nóminas, compra de mercancías,... La cuenta de resultados refleja esas operaciones de forma dinámica (en un periodo de tiempo que puede ser un mes, un trimestre, un año), por contraposición al balance, que es estático (una fotografía de la empresa en un momento concreto).

Esa sucesión de operaciones se traduce en la realización de unos ingresos y la incursión en unos gastos, tanto financieros como no financieros. Por tanto, la cuenta de resultados es reflejo de cuánto dinero hace la empresa y cómo lo hace (lo que se conoce como “facturación”); y también de qué necesita para generar esos ingresos (materias primas y otros materiales, personal, electricidad, publicidad, telecomunicaciones, alquileres, financiación, pago de impuestos, etc.).

Es decir, la cuenta de resultados es un documento contable-financiero que “monetiza las actividades realizadas, las acciones llevadas a cabo, los resultados obtenidos y los costes incurridos”, aclara Miguel Ángel Navarro Brion, experto en Economía de la Empresa y Emprendimiento de la Universidad de Barcelona.

El saldo positivo (beneficio) o negativo (pérdida) que arroja la cuenta de resultados como la diferencia entre el total de ingresos generados menos el total de gastos incurridos, es lo que se conoce como resultado del ejercicio. Por eso podemos oír hablar bien de cuenta de resultados, bien de cuenta de pérdidas y ganancias, de forma indiferente.

¿Cómo se confecciona la cuenta de resultados?

Aunque los autónomos y pequeños negocios no disponen generalmente de personal financiero y contable cualificado, la elaboración de la cuenta de resultados no es difícil; tan solo se requiere ser metódico y preciso con la inclusión de los datos.

No obstante, para aquellos que se sientan algo perdidos con la gestión de los datos, existen actualmente programas informáticos que ayudan en esta tarea y aportan indicadores, en forma de cocientes entre magnitudes, gráficos y comparativas quedan bastante información de cómo va la empresa.

La normativa contable y, en particular, el Plan General de Contabilidad, establecen una serie de normas o criterios a la hora de elaborar la contabilidad de una empresa. Son los llamados principios contables. Aunque hay más, a efectos de la confección de la cuenta de resultados en particular, los más destacables serían:

• Devengo: En una cuenta de resultados, los ingresos y gastos se registran en el momento en el que se generan (cuando se tiene derecho al ingreso o cuando surge la obligación de pagar el gasto), con independencia de cuándo se produce el movimiento del dinero en sí; en eso se distingue del estado de flujos de efectivo, que se rige por el principio de caja.
• Prudencia: Los ingresos sólo se contabilizan cuando de verdad se generan; pero los riesgos o las pérdidas, se contabilizan cuando se conocen. Por ejemplo, si se está negociando con un cliente la prestación de un servicio, sólo se podrá contabilizar el ingreso cuando exista un acuerdo firmado; pero si derivada de una reclamación por un servicio negligente, se espera ya tener una pérdida con elevada probabilidad, la pérdida se tiene que contabilizar ya en este momento.
• No compensación: Las cuentas son individuales, no se pueden compensar saldos entre sí. Es decir, si, por ejemplo, para realizar una venta de 100 euros debe pagarse a un mensajero para que entregue la mercancía y supone un gasto de 10, habrá que registrar un ingreso de 100, y un gasto de 10, no se puede registrar un ingreso de 90.
• Uniformidad o coherencia: La interpretación de las normas contables otorga cierto margen de discrecionalidad; pero los criterios que se adopten para la contabilidad de una empresa, deben mantenerse en el tiempo. Así, si se decide incluir un tipo de ingreso en una línea concreta de la cuenta de resultados, debe registrarse siempre en la misma.

Teniendo en cuenta estos criterios, en la práctica, la cuenta de resultados se elabora así: “Partiendo de la facturación, que se sitúa en la parte superior del documento, a continuación, y de arriba abajo, deben figurar las diversas partidas de gastos que van aminorando la ganancia”, argumenta Barahona. Agrupando los gastos por su naturaleza iremos obteniendo los diferentes tipos de beneficio. Ésta podría ser una cuenta de resultados “tipo”:

Obligaciones legales en torno a la contabilidad

Todas las sociedades (anónimas, limitadas, comanditarias por acciones y de garantía recíproca, los fondos de pensiones y otras que deban, por ley, hacer públicas sus cuentas anuales) están obligadas a formular la cuenta de resultados con carácter anual. Los autónomos no tienen esta obligación, pero sí deben llevar una contabilidad ordenada y adecuada a la actividad que desarrollan.

Además de formular las cuentas, las empresas deben presentarlas en el Registro Mercantil antes de un periodo que va de tres a seis meses —dependiendo de su modalidad— posterior al término del ejercicio (normalmente coincide con el año natural, pero en algunos casos puede no ser así). Gracias a que se trata de un Registro público, cualquier persona puede acceder a la información contable de cualquier empresa. Se satisface así uno de los objetivos fundamentales de la formulación de cuentas: dar publicidad y seguridad a la actividad empresarial.