Qué es un presupuesto y cómo elaborar uno con base en objetivos y metas
Los planes y sueños son el motor de individuos, familias y empresas. Todos ellos imaginan sus vidas dentro de unos años, pero hacer realidad esas ideas requiere invertir tiempo y recursos. El presupuesto, ya sea personal, familiar o empresarial, tiene precisamente como objetivo ayudar a planificar ese futuro y a gestionar el presente teniendo en cuenta los objetivos y metas a corto, medio y largo plazo. Es una herramienta muy útil para tomar decisiones que ayuden a proteger la salud financiera durante toda la vida.
Un presupuesto es un plan que gestiona cobros y pagos y recoge toda operación realizada y recursos disponibles durante un tiempo. “Puede ser a corto, medio o largo plazo; pero siempre busca reducir la incertidumbre asociada a la entrada de recursos y a la generación de gastos”, explica Francisco Joaquín Cortés García, experto de la Facultad de Empresa y Comunicación de la Universidad Internacional de la Rioja (UNIR).
Aunque normalmente los presupuestos se asocian más al ámbito empresarial, también son indispensables para el saneamiento financiero de las familias. En este sentido, el profesor Cortés subraya la principal diferencia entre ambos: el ahorro. “Una empresa no tiene como objetivo el ahorro, en el sentido común del término de generar recursos ociosos, sino la inversión. Las familias ahorran y las empresas invierten”. Pero un presupuesto doméstico con base en objetivos no se distingue mucho de uno empresarial, ya que ambos comparten el mismo objetivo: alcanzar una meta.
¿Cómo se elabora un presupuesto?
El presupuesto en base a objetivos queda definido por el tiempo disponible para su consecución. Así pues, las metas a largo plazo suponen un plan más estratégico, ya que son económicamente más ambiciosas y requieren un esfuerzo de ahorro durante más de un año. Uno de estos objetivos sería, por ejemplo, el pago de una segunda vivienda.
Las metas a corto plazo son más modestas y suponen un esfuerzo que no se alarga más de un año, aunque a veces pueden ser necesarias para el logro de objetivos a largo plazo. Un ejemplo de meta a corto plazo es la financiación de las vacaciones anuales.
Una vez se conocen los objetivos, los ingresos ocupan el foco del presupuesto, ya que son los que determinan la capacidad tanto de gasto como de alcanzar las metas fijadas. La partida de ingresos debe enumerar los recursos procedentes de cualquier fuente y su estabilidad. Es decir, si se trata de ingresos frecuentes o extemporáneos.
Previsibilidad y obligatoriedad también son claves para analizar los tipos de gastos, que se pueden dividir en:
Fijos imprescindibles, como el pago de la hipoteca o el alquiler y los suministros básicos de la vivienda (electricidad, agua, gas…).
Necesarios, como cada elemento de la cesta de la compra, aunque podemos ajustar el importe que destinamos a ellos.
Prescindibles, que proporcionan satisfacción y calidad de vida, pero podríamos vivir sin ellos (ocio, compras por capricho…).
Además tendríamos que contemplar en nuestro presupuesto:
- Los imprevistos, siendo recomendable para una familia tener un colchón financiero, por importe de entre tres y seis meses nuestros gastos medios mensuales.
- Los ahorros, y de esta última partida es de la que se obtienen los recursos para lograr las metas y objetivos presupuestados.
Lo ideal es que una persona o familia destine un 20% de sus ingresos al ahorro, inicialmente para construir su colchón financiero y, una vez lo haya conseguido, para planificar su futuro y cumplir las metas que se haya propuesto, como comprar una vivienda, complementar su pensión cuando se jubile, etc.
Otros paralelismos con la empresa
Los presupuestos con base en objetivos y metas no solo se asemejan a los presupuestos empresariales en su estructura, sino también en las herramientas a utilizar para medir su validez y controlar su cumplimiento. Como sucede en las empresas, es bueno contar con indicadores clave de desempeño (KPIs). Estos pueden ser simples estrategias de gestión y monitorización periódica de resultados en función de las metas, tan sencillas como gastar menos de lo que se gana o pagar las facturas a tiempo y en su totalidad.
Durante la vida entera del presupuesto, también se recomienda revisar los pasos hechos para evaluar si se saldaron las deudas contraídas. En caso de necesidad, incluso se puede considerar el endeudamiento. “Por eso es importante hacer un presupuesto de liquidez; que estime si los gastos se pueden afrontar con los ingresos existentes o si se necesita financiación externa”, apunta Francisco Joaquín Cortés García.
La importancia de la variable temporal
Los presupuestos son vitales para la planificación económica y la consecuente salud financiera a largo plazo. Este factor, según Francisco Joaquín Cortés García, se ha perdido en la sociedad y en la empresa. “Vivimos en una sociedad imbuida por el consumo y por la facilidad de acceso al crédito. En este contexto, las familias tienden a sobrendeudarse”, explica el experto de la Facultad de Empresa y Comunicación de la Universidad Internacional de La Rioja (UNIR). “Esto es algo que se ha perdido en la sociedad e, incluso, en la empresa”, cuenta el profesor Cortés García: “Cuando yo empecé a trabajar, mi empresa tenía un plan estratégico a diez años. Hoy eso es inconcebible, porque hoy en día solo un plan estratégico a tres años es una temeridad”.