¿Qué es un comprobante de pago, para qué sirve y cómo pedirlo?

Salir a tomar el café a media mañana. Hacer la compra semanal. Adquirir una prenda de ropa, un libro, utensilios de limpieza, un nuevo móvil, material de oficina para la empresa. Todos los días los consumidores salen a la calle y gastan dinero en algo. También pueden hacerlo desde su móvil o desde cualquier otro dispositivo. En todos estos casos, se produce una compraventa: a cambio de dinero, se obtiene un producto o un servicio. Si pagamos en el momento, el vendedor nos ofrece siempre un comprobante de pago que podemos quedarnos o no.

En plena era digital, en un momento en el que el 86% de la población utiliza en alguna ocasión una tarjeta para pagar en lugar de dinero en efectivo (el 32% de forma diaria), es habitual rechazar ese comprobante que nos ofrecen, ya que la transacción quedará registrada en el banco, pero ¿deberíamos rechazarlo? ¿Qué es exactamente y para qué sirve un comprobante de pago?

¿Qué diferencia hay entre un pago y un gasto?

Antes de entrar en qué es el documento en sí, es necesario tener claro qué es exactamente eso que está comprobando o justificando. Pago y gasto —al igual que cobro e ingreso— no son lo mismo, aunque en ocasiones se utilicen como sinónimos. “Tanto un ingreso como un gasto suponen una corriente económica en la que no existe movimiento de dinero (recibir una factura, por ejemplo). Sin embargo, un cobro o un pago es una corriente financiera y sí que supone una transacción de dinero”, explica Carlos Ramos Juárez, coordinador académico del Máster Universitario en Dirección y Gestión Financiera de la Universidad Internacional de LaRioja (UNIR).

Es decir, a diferencia de una factura, que con frecuencia se entrega antes de que el dinero haya cambiado de manos, un comprobante de pago “es un documento justificativo que da evidencia de una transacción financiera en la cual se ha realizado un pago o cobro de la operación”. Su función, como su propio nombre indica, es proporcionar una prueba “de que se ha realizado una transacción que ha supuesto un flujo monetario”, indica.

En el día a día, nos encontramos con distintos tipos de comprobantes de pago que señalan que hemos efectivamente pagado el producto o servicio (o, si somos quien vende, los emitimos como prueba de que hemos cobrado). Algunos de estos tipos de comprobantes, según enumera Ramos Juárez, son los siguientes:

• Facturas de compra o venta, que indiquen pago realizado. Si no indican que se ha pagado, no sirven como comprobante (en muchas ocasiones la emisión de la factura no coincide con el momento del pago).
• ‘Tickets’ o comprobantes de caja
• Anotaciones en cuenta justificativos
• Recibos de pago
• Cheques y extractos bancarios

¿Para qué sirven los comprobantes de pago y por qué son importantes?

Los comprobantes de pago sirven como registro de las transacciones realizadas en las que ha habido un movimiento de flujos monetarios. Esto es importante, por ejemplo, para cuidar la salud financiera y poder hacer un mejor seguimiento de lo que entra y lo que sale. Además, se trata de un documento imprescindible “para el cumplimiento de las obligaciones contables y fiscales”, explica Ramos Juárez.

En el caso de las empresas, por ejemplo, estas tienen la obligación de guardar diferente documentación contable durante un mínimo de años. Los comprobantes de pago les servirán en inspecciones fiscales o para probar que compraron y pagaron eso que se han deducido fiscalmente. Pero también es buena idea que los particulares guarden estos documentos, ya que les servirán de respaldo legal en caso de reclamación de una deuda (el comprobante prueba que el pago se realizó), para reclamar una garantía o para probar que se pagó algo que se han desgravado, entre otras situaciones.

¿También hay que solicitarlo en los pagos con tarjeta?

Pagar con tarjeta es habitual en compras de productos de equipamiento personal y para el hogar cuando se hacen en centros comerciales y grandes almacenes, y en compras en hipermercados u 'online'. En estos casos, al igual que cuando los pagos se hacen a través de un dispositivo móvil o por internet (es decir, cuando no son en efectivo o con un cheque), la transacción queda registrada en el banco de forma automática, por lo que no sería imprescindible solicitar ese comprobante de pago. Es, además, más sostenible no imprimir el papel.

En el Portal Cliente Bancario del Banco de España coinciden con que en muchas ocasiones no es necesario ese “pedir copia” del pago con tarjeta, pero recomiendan siempre fijarse bien en las cantidades en el momento de pagar para asegurarse de que el importe es el correcto. Además, una cosa es la copia, el resguardo del TPV, y otra el ‘ticket’ de compra. Este último, que en muchos comercios ya es posible obtener de forma electrónica, sí recomiendan guardarlo para comprobar que ambas cantidades —la que aparece en el ‘ticket’ y la pagada— coinciden. Si, por ejemplo, nos damos cuenta de que nos han cobrado de más, el ‘ticket’ solo no valdría como prueba: necesitamos ese comprobante de pago que muestre que en realidad la cantidad que pagamos fue superior a la indicada. En pagos realizados con tarjeta y en los que no pedimos copia, podemos descargarnos el comprobante desde la ‘app’ de nuestro banco.

En última instancia, los comprobantes de pago son básicos para llevar un buen control de nuestras finanzas personales y, por lo tanto, cuidar nuestra salud financiera. “Nuestras finanzas deben tener toda la información necesaria para la toma de decisiones y por ello es muy recomendable no solo tener en cuenta el devengo de la operación, es decir, cuándo se realiza, sino también cuándo realmente se paga, que en muchos casos coincide, pero en el ámbito empresarial no suele”, señala el profesor de la UNIR. Por esta razón, continúa, es “altamente recomendable” prestar atención a “la gestión adecuada de comprobantes de pago para mantener un control financiero sólido y cumplir con las obligaciones fiscales y legales”.