¿Qué es el balance general o de situación de una empresa?

Cualquier entidad que tenga una actividad económica realiza operaciones constantemente: pago de nóminas, venta de mercancías, abono de facturas, cobro por servicios o acceso a financiación, por ejemplo. Todas ellas afectan directamente a los recursos que maneja, aumentándolos o reduciéndolos.

Para evaluar todas estas operaciones y conocer su impacto en la salud financiera de la organización, se confecciona periódicamente un documento, denominado balance general o de situación, en el que se detalla de qué manera los administradores están utilizando los recursos de la empresa y poder analizar así aspectos tan importantes para su proceso de toma de decisiones como los siguientes:

• Situación de liquidez o capacidad de pago: la capacidad de la empresa de cumplir en el corto plazo con las obligaciones financieras.
• Endeudamiento: en qué medida dispone de financiación y si tiene que devolverla en un plazo corto o largo de tiempo..
• Capitalización y solvencia: suficiencia de sus recursos propios para sustentar su actividad y hacer frente a sus obligaciones en el largo plazo.

Es decir, en el balance general de una empresa se refleja el patrimonio de la misma, en un momento determinado, y se facilita  información estática de sus bienes, derechos y obligaciones. “Para ello, informa de manera separada y ordenada de la composición de la organización, tanto en la parte del Activo como del Pasivo”, detalla Manel Valcarce, docente del Máster en Marketing y Gestión Comercial de la Universidad Internacional de Valencia (VIU).

El activo y el pasivo

El activo está constituido por bienes y derechos. Los primeros se refieren a cosas tangibles como la maquinaria, el mobiliario, los equipos informáticos, los materiales o los inmuebles (conocido como activo fijo). Y también los intangibles como, por ejemplo, una patente de marca, licencias de software o su fondo de comercio, en su caso. Por otra parte, por derechos se entiende todo aquello que una empresa puede convertir en dinero, como son las facturas que están por cobrar (y que comúnmente se conoce como activo circulante).

En resumen, el activo representa los recursos que un negocio posee o puede explotar de algún modo, y en los cuales invierte para obtener un beneficio futuro por medio de su venta, consumo o utilización en el curso de las operaciones de la organización, aclara Arturo González García, de la Facultad de Contaduría y Administración de la Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM).

Por otra parte, el pasivo y el patrimonio neto ofrecen información sobre cómo se financia el activo de la compañía. La diferencia entre uno y otro radica en que el patrimonio neto está constituido por los fondos propios de la entidad: capital (aportaciones de sus socios, accionistas o partícipes), reservas, resultados de la actividad no distribuidos, etc.). “Son fondos propiedad de la empresa que no tiene que devolver, mientras que el Pasivo está formado por obligaciones y deudas a corto y largo plazo, es decir, fondos que la empresa utiliza, pero que, por ser ajenos, no le pertenecen y tendrá que devolver”, especifica Manel Valcarce.

Así, desde el punto de vista jurídico, el balance de situación o general representa, por un lado, los bienes y derechos a favor de la empresa en un momento dado del tiempo (activo); por otro, las obligaciones contraídas a esa fecha (pasivo) y, como diferencia, el patrimonio perteneciente a los propietarios (patrimonio neto).

Desde una perspectiva económica, el balance representa las fuentes de financiación de la organización en un momento concreto, procedentes, tanto de terceros ajenos a la empresa, como de los propietarios de la misma, y la inversión o aplicación que se ha dado a esa financiación, explica el profesor de la Universidad Internacional de Valencia (VIU).

Fotografía estática y fundamental

Hay que tener en cuenta que las cifras que lo integran son una foto fija, el saldo existente a una fecha determinada en cada una de las partidas que lo componen. Por esta razón, el balance general forma parte de los estados financieros llamados estáticos. Lógicamente, esos saldos pueden sufrir aumentos o disminuciones a lo largo del tiempo, debido a las transacciones económicas efectuadas por la entidad. Estudiando los balances de una empresa en distintos momentos del tiempo podemos obtener información sobre sus operaciones.

La mayoría de las empresas preparan un balance general al final de cada ejercicio contable (es decir, un año completo); sin embargo, “puede elaborarse en forma trimestral, sobre todo para las entidades que cotizan en Bolsa, mensual o de acuerdo con los requerimientos específicos de las organizaciones”, aclara Arturo González García. En este último caso, estaríamos hablando de estados financieros intermedios.

En cualquier caso, realizar este ejercicio periódicamente es fundamental, entre otras razones, porque su análisis aporta información esencial sobre liquidez y solvencia, pero también permite conocer al detalle, por ejemplo, cuánto dinero es propio y cuánto deben los proveedores o se debe a los acreedores, o qué cantidad de dinero se ha invertido y en qué capítulos. Todos esos datos ayudan a los administradores de una empresa a tomar decisiones informadas y convenientes para su negocio.