Estructura de la nómina: datos que hay que tener en cuenta
Resulta esencial que cualquier trabajador entienda bien qué es una nómina, para evitar caer en errores básicos que puedan poner en riesgo la salud financiera. A la hora de recibir la nómina hay que estar atentos a varios aspectos, empezando por su organización. La estructura de la nómina consta de: datos identificativos de la empresa, datos del trabajador, periodo de liquidación, percepciones, deducciones, bases de cotización, líquido a percibir y lugar de emisión, firma y sello de la empresa y el trabajador.
La nómina es un documento que refleja el sueldo mensual de un trabajador por cuenta ajena en base a los servicios prestados a una empresa. Entender la estructura de una nómina y comprender bien los conceptos que la componen es fundamental para cualquier persona que se incorpore al mundo laboral.
Este conocimiento permitirá evitar errores frecuentes como confundir el salario bruto de una oferta de empleo con el neto que se percibirá en el caso de ser contratado.
Pero, ¿qué más debería saber acerca de la nómina?
En primer lugar, la nómina es el documento imprescindible dentro de las relaciones laborales entregado a los trabajadores. En él aparece el detalle del salario que recibe, junto con las deducciones que tiene dicho salario. Existen retenciones obligatorias marcadas por la legislación vigente, además de por otro tipo de conceptos como anticipos, o deducciones para seguros de salud.
Por su trascendencia, es necesario que el propio trabajador conozca sus elementos, lo que paga por cada concepto y lo que recibe. Las grandes empresas cuentan con departamentos de RRHH especializados en las relaciones laborales. Por tanto, si trabaja en una empresa de esta categoría y le surge alguna duda respecto a la nómina, bastará con solicitar su ayuda. Si, por el contrario, es empleado de una empresa de tamaño más reducido, puede ocurrir que esa función esté externalizada. En estos casos, la mejor fuente de información a la que recurrir es la propia administración, bien la Seguridad Social o la Inspección de Trabajo.
Formato
El formato estándar de una nómina está regulado por la legislación vigente, en la que está marcada una estructura y un contenido mínimo que debe ser respetado en todo momento. Este contenido mínimo de la nómina debería incluir:
- Datos identificativos de la empresa, dirección del centro de trabajo y código de cuenta de cotización en el que está el trabajador incluido.
- Datos básicos del trabajador, identificación (NIF y Nº Seguridad Social), antigüedad en la empresa, grupo profesional y grupo de cotización.
- Periodo de liquidación al que corresponde dicha nómina.
- Detalle de las percepciones salariales y extrasalariales que componen la retribución bruta del trabajador.
- Detalle de las deducciones que se practican sobre el salario bruto, bien marcadas por la legislación vigente (retención IRPF y cotizaciones a la SS), bien por otros tipos de deducciones que haya que aplicar en nómina (anticipos o embargos por orden judicial).
- Líquido a percibir: la nómina tiene consideración de documento acreditativo del pago de salarios ya que cierra los pagos pendientes al trabajador para el periodo estipulado.
- Detalle de las bases de cotización de la nómina, junto con el de las bases de IRPF.
- Lugar de emisión, firma y sello por la empresa y trabajador. La firma del trabajador no es necesaria si el pago de la nómina está realizado a través de medios bancarios que puedan demostrar la percepción salarial por parte del trabajador.
Retribución bruta: conceptos que conforman el salario bruto
La suma total de todos los conceptos que hay que abonar al trabajador dan origen a la retribución bruta mensual. La nómina tiene, por norma general, periodos de liquidación mensuales, con las siguientes excepciones:
- Entrada o salida del trabajador de la empresa, sin que estas fechas correspondan con el mes natural.
- Nóminas de paga extra.
En ningún caso está permitido la confección de nóminas estándar por periodos inferiores al mes. Si una empresa realiza pagos semanales o quincenales a sus trabajadores, dichos pagos tienen la consideración de anticipos hasta que finalice el mes y se liquide la nómina.
Dentro de las percepciones a sumar para dar lugar al salario bruto existen dos grupos diferenciados:
- Percepciones salariales: conformadas por todos aquellos conceptos que están fijados por el convenio colectivo de aplicación en la empresa.
- Percepciones extrasalariales: en las que están incluidos conceptos que no poseen la consideración estricta de salario, como pueden ser dietas, gastos de locomoción o pluses por retribuciones en especie.
Percepciones salariales
Hay que tener en cuenta que la cantidad de conceptos incluidos dentro de las percepciones salariales es muy amplia pero no genérica, porque cada empresa tiene un convenio colectivo distinto y cada uno de estos textos incluye una distribución distinta de los pagos que hay que realizar.
En cualquier caso, normalmente, aparecerán conceptos como:
- Salario Base: corresponde al pago mensual mínimo a realizar a un trabajador de acuerdo con la categoría en la que está encuadrado.
- Complementos: cantidades adicionales que complementan al salario base en el caso de cumplirse determinados requisitos de productividad (cumplimiento de horario, trabajos nocturnos o trabajo en días festivos).
- Parte proporcional de paga extra: todos los convenios colectivos regulan el pago de una o varias pagas extras. Normalmente la empresa puede abonar entre dos y cuatro anuales aunque puede darse el caso de que la paga extra se encuentre prorrateada.
Descuentos en la nómina
Por otro lado, es posible que en la nómina aparezcan dos tipos de descuentos diferentes: los obligatorios por ley y los que apliquen por cualquier otro tipo de normativa. En el caso de los descuentos por ley, existen dos grupos de deducciones diferentes:
- Seguridad Social: La cotización a la Seguridad Social se compone de distintas deducciones, cada una de ellas calculada aplicando su propio porcentaje sobre la base de cotización: contingencias comunes, desempleo, incapacidad temporal, Fondo de Garantía Salarial (FOGASA) y formación profesional.
- IRPF: en el caso de los pagos a cuenta del IRPF, se realizará también el descuento de un porcentaje con la consideración de pago a cuenta para la declaración de la renta del trabajador. Este porcentaje es diferente para cada empleado, se calcula aplicando las diferentes normativas (estatal y autonómicas) al efecto sobre el impuesto de la renta, siendo factor determinante para el cálculo de la retención, entre otros, las retribuciones anuales estimadas del trabajador y su tipo de relación laboral.