La factura electrónica: un formato que gana terreno en un mundo cada vez más digital

En un mundo cada vez más digital, la modernización de las prácticas administrativas y tributarias es esencial para mejorar la eficiencia y la transparencia. La factura, un documento clave en las transacciones comerciales, ha sido transformada con la introducción de la factura electrónica. Esta innovadora herramienta no solo actualiza el proceso de facturación, sino que también optimiza la gestión tributaria y fortalece la confianza en los sistemas administrativos.

La factura electrónica surge como una respuesta avanzada al tradicional documento en papel, ofreciendo un registro digital preciso y seguro de las transacciones comerciales. Esta transformación facilita una administración tributaria más efectiva y reduce significativamente el riesgo de errores y fraudes. Jairo Orlando Villabona Robayo, Director General de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), explica cómo esta herramienta está revolucionando el panorama fiscal en Colombia: “La factura electrónica es un documento digital validado en tiempo real por la DIAN antes de ser entregado al comprador. Este proceso de validación garantiza que la información contenida en la factura cumple con los requisitos legales y fiscales”.

Definición y características

La factura electrónica representa una evolución importante respecto al tradicional documento en papel. Se trata de un registro digital que respalda las transacciones de venta de bienes o prestación de servicios. Entre sus características fundamentales se encuentran el formato XML, la firma digital, el Código Único de Factura Electrónica (CUFE) y el Código de Barras Bidimensional QR.

El formato XML, estandarizado por la DIAN, permite el almacenamiento y la transmisión estructurada de datos fiscales. Villabona destaca que “el formato XML asegura que la información contenida en la factura cumple con los requisitos establecidos por la DIAN”. La firma digital es crucial para garantizar la integridad y autenticidad del documento. Cada factura electrónica debe incorporar un CUFE, un identificador único alfanumérico que facilita la identificación precisa de cada factura. Además, el Código de Barras Bidimensional QR permite una verificación rápida de la autenticidad, permitiendo a los compradores acceder a la información validada por la DIAN con un simple escaneo.

¿Quiénes deben facturar electrónicamente?

La facturación electrónica tiene implicaciones fiscales y comerciales significativas. Desde 2019, es obligatoria para diversas entidades, incluidas personas jurídicas, contribuyentes del Régimen Simple de Tributación (SIMPLE), responsables del IVA y del Impuesto Nacional al Consumo (INC), así como para personas naturales con ingresos brutos superiores a 3.500 Unidades de Valor Tributario (UVT) para el año 2024.

Villabona señala que “la facturación electrónica tiene efectos fiscales y comerciales profundos”. Desde el punto de vista fiscal, permite a las empresas soportar costos, deducciones e impuestos descontables en sus declaraciones tributarias. Comercialmente, facilita la garantía postventa y puede funcionar como un título valor o ejecutivo en casos de disputa judicial.

Beneficios de implementar facturas electrónicas

Uno de los principales beneficios es la posibilidad de deducir el uno por ciento (1%) del valor de las adquisiciones respaldadas por facturación electrónica, siempre que el pago se realice mediante medios electrónicos. “Este beneficio puede ser significativo para los contribuyentes y refleja la importancia de la digitalización en el proceso tributario”, afirma Villabona.

Además, la transición a la facturación electrónica implica una notable reducción de costos. Un estudio del Centro Interamericano de Administraciones Tributarias (CIAT) estima que la implementación de este sistema puede generar hasta un 80% de ahorro en comparación con la gestión de facturas en papel, debido a la eliminación de procesos físicos como impresión, envío y archivo de documentos.

La facturación electrónica también permite una actualización constante de la información tributaria, facilitando el acceso a servicios electrónicos como devoluciones de impuestos y declaraciones sugeridas. Villabona destaca que “la facturación electrónica ahorra tiempos de procesamiento, registro contable, tesorería y consulta de información, además de simplificar los trámites internos”, subrayando su capacidad para emitir facturas desde dispositivos móviles y en cualquier lugar.

¿Qué se necesita para generar y validar las facturas electrónicas?

El proceso de generación y validación de una factura electrónica es crucial para asegurar su precisión y conformidad con los requisitos fiscales. Primero, el vendedor utiliza un software autorizado por la DIAN para capturar la información de la transacción y firmar digitalmente la factura. Este software debe incluir datos precisos del comprador, como nombre, número de cédula o NIT, y correo electrónico. En caso de que el comprador no proporcione estos datos, la factura debe indicarse como “consumidor final”.

Una vez generada, la factura se envía a la DIAN en formato XML a través de un servicio web. La DIAN realiza una validación en tiempo real, procesando más de 21 millones de documentos diariamente. Si la factura cumple con los requisitos establecidos, la DIAN la valida y la entrega al comprador por correo electrónico o en formato PDF.

“La responsabilidad sobre la exactitud y cumplimiento de los requisitos de la factura recae en el facturador electrónico”, aclara Villabona. La DIAN emite un mensaje de aceptación o rechazo basado en la validación realizada, y el vendedor debe garantizar que todos los requisitos se cumplan para evitar problemas en el proceso.

Facturas de contingencia vs. facturas electrónicas

En contraste con la factura electrónica, la factura de contingencia se utiliza exclusivamente cuando hay fallos técnicos en el sistema de facturación electrónica. Esta factura, que puede ser en papel o en talonario, debe cumplir con los requisitos del Estatuto Tributario y ser transmitida a la DIAN en formato XML dentro de las 48 horas posteriores a la resolución del problema técnico.

Jairo Orlando Villabona Robayo aclara que “la factura de contingencia debe ser transmitida a la DIAN en formato XML dentro de las 48 horas posteriores a la resolución del problema”. Esta modalidad garantiza que, incluso en situaciones adversas relacionadas con la tecnología, el registro de las transacciones se mantenga conforme a las regulaciones fiscales.

La facturación electrónica está transformando el panorama tributario y comercial en Colombia. Ofrece beneficios destacados en términos de eficiencia, reducción de costos y actualización tecnológica. La transición hacia este sistema no solo moderniza la gestión fiscal, sino que también promueve una mayor transparencia y precisión en las transacciones comerciales.

La evolución hacia un sistema digital representa un avance significativo en la administración tributaria, consolidando un entorno más eficiente y confiable para todos los actores económicos.