Gastos financieros y no financieros: qué son, cómo controlarlos y cómo deducirlos

Los gastos financieros son todos aquellos que se derivan del uso de recursos financieros de terceros para costear las actividades de una empresa. Por su parte, los gastos no financieros son aquellos que no están vinculados a la obtención de fondos ajenos (desde los salarios de los empleados al aprovisionamiento y transporte de mercancías o los combustibles).

Tipos de gastos financieros

Uno de los gastos financieros más habituales son los intereses que se pagan por los préstamos: “cuando tenemos una deuda procedente de una entidad financiera, además de devolver el capital, nos cobran una serie de intereses. Los llamamos intereses de deuda”, explica Antonio Bonilla, consultor de empresas y profesor de Finanzas en EBF Business School. “Otros gastos financieros frecuentes son los costes implícitos del descuento de efectos comerciales, el ‘factoring’ y el ‘confirming’”, añade Juan José Herranz, profesor en el Instituto Europeo de Posgrado.

Además de los mencionados, dentro del Plan General Contable de España se contemplan:

Intereses, gastos y comisiones:

• Intereses de obligaciones y bonos: Importe de los intereses devengados durante el ejercicio que se corresponden a la financiación ajena instrumentada en valores representativos de deuda.
• Intereses de deudas: Importe de los intereses en función de los préstamos recibidos y otras deudas pendientes de amortizar.
• Gastos por dividendos de acciones o participaciones consideradas como pasivos financieros: Importe a devengar en el ejercicio correspondientes a la financiación ajena, instrumentada en acciones o participaciones de capital que deban contabilizarse como pasivo, cualquiera que sea el plazo de vencimiento.
• Intereses por descuento de efectos factoring: Montante a pagar por la empresa a la entidad con la que firmó un contrato de factoring.
• Gastos por actualización de provisiones: Importe de la carga financiera correspondiente a los ajustes de valor de las provisiones en concepto de actualización financiera.

Resultados por las inversiones financieras:

• Pérdidas de valor de activos financieros: recoge el importe de las pérdidas originadas por la valoración a valor razonable de determinados instrumentos financieros; incluye la reclasificación del valor de los pasivos financieros de esta categoría.
• Pérdidas en participaciones y valores representativos de deuda: Pérdidas que se producen por la baja, enajenación, o cancelación de valores representativos de deuda e instrumentos de patrimonio.
• Pérdida de créditos no comerciales: Cuantía procedente de la insolvencia de esta clase de créditos. Son aquellos préstamos concedidos al personal de la empresa y a otras empresas independientes o al grupo.
  Pérdidas por diferencias negativas de cambio: Aquellas que se producen al cambiar de una moneda a otra distinta de la funcional.
• Otros gastos financieros: Engloba aquellos gastos no recogidos en otras cuentas de los subgrupos. Un ejemplo son las primas de seguros relacionados con riesgos financieros.

Tipos de gastos no financieros

“Son los que competen directamente al funcionamiento de la empresa”, dice Juan José Herranz. “Forman parte de lo que llamamos los gastos de explotación de la empresa o del autónomo”, matiza Antonio Bonilla.

“Serían los costes derivados de los aprovisionamientos, las existencias que se consumen en la actividad, servicios exteriores, arrendamientos, transporte, publicidad, asesorías, abogados, suministros, combustible, etc. Además, estarían los sueldos y salarios, que constituyen una de las partidas más importantes”.

La importancia del presupuesto para gestionar los gastos en una empresa

Para que un negocio posea una buena salud financiera es importante controlar los gastos, y la mejor manera de hacerlo es a través de un presupuesto. Existen un gran número de aplicaciones y programas de gestión para elaborarlo, desde hojas de cálculo, a programas de planificación de recursos empresariales, más conocidos como los ERPs.

Cuidar la contabilidad y tener actualizada la hoja de ingresos y gastos es fundamental para saber en qué situación se encuentra el negocio y qué recursos tiene disponibles. Dicho control debe seguir estos pasos:

• Automatizar pagos: Las herramientas tecnológicas permiten estar al tanto de los gastos, comprobar las vías de entrada y salida de dinero, y detectar áreas donde se puedan eliminar costes.
• Tener a mano líneas de crédito renovables y flexibles para contar con fondos adicionales cuando sea necesario: Cuando haya que recurrir a ellas, hay que comprobar las tasas de interés, los términos de pago y las formas de mantener al mínimo los gastos asociados.
• En caso de apuros económicos, renegociar con los proveedores las condiciones de pago.
• Informatizar la gestión de inventario: Las herramientas de análisis e inteligencia artificial (IA) pueden ayudar a dimensionar las necesidades de inventario, minimizar gastos o hacer la transición hacia un modelo operativo y de ventas bajo demanda.
• Adoptar herramientas de tecnología financiera: Las aplicaciones de tecnología financiera ayudan a operar con el dinero de forma más ágil.
• Aprovechar el ahorro de costes para maximizar beneficios: Comprobar qué opciones de pago y ofertas de proveedores ofrecen el mayor potencial de ahorro.

Existen varios factores que pueden llevar a incurrir en un mayor gasto financiero. “El exceso de estocaje, en caso de que haya existencias; cobrar tarde, tener problemas de morosidad con los clientes o anticipar el pago a proveedores, lo cual va a generar unas necesidades recurrentes de financiación que pueden cubrirse con fondos propios o, si no es posible, con financiación ajena que conlleve un gasto elevado”, afirma Antonio Bonilla. “En ocasiones, se descuidan los plazos de almacenamiento de cobro y de pago a proveedores. Si se gestionan bien dichos plazos se podrán determinar cuáles son las necesidades de financiación”.

Antes de gastar, según Juan José Herranz, “hay que evaluar las necesidades de financiación y la situación de viabilidad”. Una vez que se ha tomado la decisión, conviene valorar todas las opciones disponibles en el mercado. “Si vamos a adquirir maquinaria o un transporte, optaremos por un préstamo a largo plazo (entre 3 y 10 años) ya que es una compra cara y tendrá una vida útil en la empresa de muchos años”, afirma este experto. “Los bancos nos podrán facilitar financiación, pero también podemos acudir al arrendamiento financiero o leasing, tanto bancario como el facilitado por el proveedor. En cambio, si lo que necesitamos es liquidez a corto plazo, deberemos utilizar los descuentos comerciales que nos faciliten nuestros clientes o negociar con el banco una línea de crédito a corto plazo”.

Cuando ya se ha tomado la decisión de solicitar financiación, hay que fijarse muy bien en algunos factores previos. “Normalmente penalizan más los gastos de deudas que son de corto plazo: tarjetas de crédito, préstamos a muy corto plazo, pólizas de crédito…”, explica Antonio Bonilla. “Es importante que vinculemos el objetivo de la financiación al plazo de la misma”.

Cómo se deducen los gastos financieros y no financieros

Todos los autónomos y pymes necesitan asumir gastos, que posteriormente pueden deducirse a la hora de pagar impuestos, aunque por distintas vías. “En el caso del autónomo se deduce en su declaración de la renta del IRPF, en la cuenta de resultados, bien sea por estimación directa o de la manera que tribute”, explica Antonio Bonilla. “En el caso de las pymes, a través del impuesto de sociedades, pudiendo deducirse siempre sin límites el primer millón de euros de gastos financieros. Si tuvieran más de un millón de euros de gastos financieros, lo que no es habitual, el exceso podría deducirse pero con el límite del 30 % del beneficio operativos”.

“Todo cargo por intereses y comisiones derivado de la utilización de instrumentos de gestión de cobro y de préstamos financieros, deberá aparecer como ‘Gastos financieros’ en la cuenta de resultados. En cambio, las comisiones deberán aparecer en ‘Servicios bancarios y similares’”, dentro de los ‘Servicios exteriores’”.