Estrategias de reducción de costes para pequeños negocios

En los últimos años, debido a la inflación provocada por la guerra en Ucrania, personas y negocios han visto cómo sus costes se han incrementado mucho más de lo que cualquier previsión hubiese podido estimar. En el caso de las pequeñas y medianas empresas españolas, según el ‘Indicador CEPYME sobre la situación de las pymes’, en el segundo trimestre de 2023 los costes fueron casi un 20% mayores que los del mismo periodo de 2021.

No es de extrañar, por tanto, que cuatro de cada cinco empresas europeas se hayan visto obligadas a reducir lo que se conoce como gastos de estructura o indirectos en los últimos tres años, según un estudio  elaborado por el Instituto Strascheg de Innovación e Iniciativa Empresarial (SIIE) de la EBS Business School. En opinión de los más de 300 directivos encuestados para realizar la investigación, estos costes, que incluyen todos aquellos en los que se incurre con independencia de la actividad de una compañía (gastos fijos de luz, agua o teléfono, ofimática, seguros, …), a menudo ofrecen un potencial de ahorro mayor y más inmediato que los costes estratégicos (como el I+D) o los costes de inversión, por ejemplo.

En la mayoría de los casos analizados, ese proceso de reducción de costes se inició tras valorar unos resultados a corto plazo o como reacción a alguna amenaza. Sin embargo, se trata de un análisis que cualquier compañía debería realizar cada cierto tiempo, ya que el objetivo fundamental de un negocio es “la búsqueda de rentabilidad y de beneficios”, indica Abel Petisco, director general de la división de Empresas y Empresarios de CE Consulting. Gracias a este ejercicio, se puede conocer “el volumen de ventas que necesito para encontrar el equilibrio y así cuantificar objetivos. La clave es reducir costes sin que esto afecte a los ingresos o la prestación del servicio”, advierte.

Análisis de las cuentas dependiendo del tamaño de la empresa

El primer paso es establecer una foto de la situación económica de la empresa, para lo cual hay que estudiar bien sus cuentas y ver por dónde se puede recortar sin perjudicar su buen funcionamiento o la calidad del producto o servicio que vende. Cómo abordar esta tarea a menudo dependerá de si estamos ante una gran o una pequeña empresa.

Según los datos proporcionados por el informe 'Cifras PYME' de la Dirección General de Industria y de la Pyme, en España existen tres millones de pequeñas y medianas empresas (pymes), de las cuales el 44,06% correspondía a microempresas y pequeñas empresas, es decir, negocios con menos de 50 empleados. Estas pymes, especialmente las pequeñas, a menudo “no tienen posibilidad de acceder a consultoras especializadas” para analizar sus costes, señala Petisco, mientras que “las grandes compañías invierten en estos análisis cantidades ingentes de dinero”.

Para poder establecer una foto de la situación económica de una empresa, el experto de CE Consulting recomienda empezar por distinguir entre gastos directos e indirectos. 

• “La compra de mercancía o coste de personal serán costes directos o correlacionados con los ingresos”, detalla.
• “Y los indirectos o no correlacionados con los ingresos ocurren con independencia de estos. Son, por ejemplo, el alquiler de una oficina. Es decir, se incurre en el coste con independencia de los ingresos”, explica.

Además, no hay que perder de vista la importancia relativa de cada cuenta de gastos, lo que ayudará a “poner el foco en aquellas partidas que, de verdad, tienen una incidencia en la cuenta de resultados”, indica. La idea es “mejorar aquellos gastos que tienen un peso específico alto, donde la consecución de mejoras pequeñas se traduce en importantes incrementos del resultado”.

Estrategias de reducción de gastos

De forma más específica —y teniendo en cuenta que cada empresa es un mundo—, sí hay algunas estrategias de reducción de costes para pequeños negocios que es interesante explorar:

• Costes financieros. En 2022, casi un 25% de las pymes contrató un préstamo bancario, el producto de financiación más utilizado. También son populares las líneas de crédito (23,2%), créditos de proveedores, leasing, etc. Todos estos productos, que bien utilizados resultan útiles e incluso vitales para una empresa, tienen también un coste que en ocasiones se incrementa “por una falta de planificación y una mala estructura de deudas y productos financieros”, indica Petisco. Analizar y controlar este tipo de productos puede reducir sus gastos notablemente.
• Ahorro fiscal. El consultor recomienda también revisar las posibilidades que existen en este ámbito, ya que hay “numerosas deducciones que tienen ahorros importantes con una buena planificación fiscal y un alto conocimiento de la fiscalidad”.
• Fórmulas colaborativas de costes y reutilización de medios. Igual que no tiene sentido comprarse un coche, tenerlo en un garaje alquilado y usarlo solo unas pocas veces al año, las pequeñas empresas deberían investigar también si hay algo similar en su negocio (quizá no tan exagerado) que está generando gastos innecesarios o fácilmente prescindibles. Se trata de encontrar esas fórmulas “para evitar la existencia de recursos, tanto humanos como materiales, en situación ociosa”, añade Petisco.

Otras formas fáciles de reducir gastos para pequeñas empresas:

• Revisar facturas y albaranes para asegurarse de que los pedidos son correctos y no nos cobran más de lo esperado.
• Evitar la duplicación de procesos y recursos.
• En compras recurrentes (por ejemplo, de productos de ofimática), optar por compras al por mayor o por lotes en vez de muchas compras pequeñas.
• Buscar de forma periódica si podemos acceder a los mismos servicios por menos dinero. Por ejemplo, telefonía e internet o seguros.
• Detectar gastos superfluos y gastos hormiga y eliminarlos o reducirlos.

La lista es larga y variada, pero nace siempre de un mismo ejercicio: estudiar y analizar los gastos de la empresa, su impacto en el negocio e identificar aquellos que se pueden eliminar o reducir.