Estados financieros: ¿qué son y por qué son tan importantes para una empresa o pyme?
Los estados financieros, o cuentas anuales en la legislación española, son una serie de documentos contables que reflejan la situación financiera y económica de una empresa. Son un instrumento muy útil para conocer la salud financiera de una compañía y una herramienta fundamental para la toma de decisiones de los administradores de la empresa, sus inversores o incluso sus acreedores.
“La contabilidad es el lenguaje de los negocios”, dijo en 2014 el inversor y empresario Warren Buffett. Cualquiera que sepa algo sobre el funcionamiento de una empresa sabe que, efectivamente, mantener una contabilidad precisa y exhaustiva es clave para que la salud financiera de la compañía sea fuerte y robusta. Los estados financieros, que la profesora de Finanzas en la Universidad Europea Leslie Rodríguez Valencia define como “informes contables que muestran la situación económica y financiera de una empresa en un momento determinado”, son una parte fundamental de las cuentas de una compañía.
El objetivo principal de estos informes, señala la experta, es precisamente reflejar de un modo exacto la situación real de la empresa, pero su utilidad e importancia van más allá. “Facilitan la toma de decisiones para administradores, directivos, inversores e incluso acreedores, al proporcionar los datos y análisis necesarios para la toma de decisiones informadas sobre inversión y financiación”, indica. Además, proporcionan una base para una planificación estratégica y, no menos importante, “cumplen con las obligaciones legales y regulatorias, asegurando que la empresa esté en conformidad con las normativas contables y legales aplicables, evitando sanciones”.
¿Es obligatorio elaborar los estados financieros?
“Es una obligación mercantil”, confirma David Carro Meana, presidente de IFFE Business School. “Además, en el caso de sociedades sometidas a regulaciones adicionales —como las cotizadas—, están obligadas a su divulgación”, añade. En España, los detalles de lo que hay que elaborar están recogidos en el Plan General de Contabilidad o PGC (hay también un plan específico para pymes), donde se refieren a los estados financieros como cuentas anuales. “El balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria son los documentos que integran las cuentas anuales. El estado de flujos de efectivo no será obligatorio para las empresas que puedan formular balance, estado de cambios en el patrimonio neto y memoria en modelo abreviado”, indica el texto del plan, en vigor desde 2008.
El PGC es obligatorio para “todas las empresas, cualquiera que sea su forma jurídica, individual o societaria, sin perjuicio de aquellas empresas que puedan aplicar el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas”, señala el texto. Es decir, los más de tres millones de sociedades que están registradas en España deben elaborar estas cuentas anuales o estados financieros.
Además, las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF o IFRS), a nivel internacional, también "obligan a las empresas a seguir ciertos estándares para asegurar la consistencia y comparabilidad de la información financiera", añade Rodríguez Valencia.
Cuáles son los estados financieros
Los cinco estados financieros o las cuentas anuales son los siguientes:
- Balance general
“Muestra lo que la empresa tiene y la manera en que se financia”, resume Rodríguez Valencia. El documento del balance general tiene dos partes: “En un lado están los activos, mientras que en el otro se encuentran los pasivos y el patrimonio neto”, explica. El balance general se basa en la siguiente definición contable:
Activos = Pasivos + patrimonio neto
Cuando se analiza un balance general, “el administrador financiero debe tomar en cuenta tres aspectos: liquidez, deuda y capital, y valor y costes”.
- Estado de resultados
Este informe, llamado “cuenta de pérdidas y ganancias” en el PGC, “refleja cómo ha sido la evolución del negocio en un período determinado”, indica Carro Meana. Su estructura es la siguiente:
- Ingresos. Dinero ganado por la empresa a través de sus actividades operativas.
- Gastos. Costes incurridos para generar ingresos.
- Beneficios. Diferencia entre ingresos y gastos, mostrando la ganancia o pérdida neta del período.
- Estado de flujo de efectivo
Este informe ayuda a “explicar el cambio en el efectivo contable y sus equivalentes”, señala la profesora de la Universidad Europea. Su estructura es la siguiente:
- Actividades operativas. Efectivo generado o usado en las operaciones diarias de la empresa.
- Actividades de inversión. Efectivo usado para adquirir o vender activos a largo plazo.
- Actividades de financiación. Efectivo recibido o pagado en transacciones relacionadas con financiamiento (préstamos, emisión de acciones, etc.).
- Estado de cambios en el patrimonio neto
En este documento se refleja “la evolución de los resultados acumulados por el negocio y su impacto patrimonial”, indica Carro Meana. En cuanto a su estructura, Rodríguez Valencia señala que incluye rubros como el capital social (“fondos aportados por los accionistas”), las reservas (“beneficios retenidos no distribuidos”) y los resultados del ejercicio (“ganancias o pérdidas del período”).
- Memoria
La memoria “abunda en el detalle de las principales políticas y registros contables de la sociedad”, explica Carro Meana. Como para los otros documentos, el propio PGC aporta un modelo, que podría no ser necesario cumplimentar entero: “El modelo de la memoria recoge la información mínima a cumplimentar; no obstante, en aquellos casos en que la información que se solicita no sea significativa no se cumplimentarán los apartados correspondientes”. Por otra parte, el texto aclara que se debe incluir también cualquier información que no aparezca en el modelo de la memoria pero que sea “necesaria para permitir el conocimiento de la situación y actividad de la empresa en el ejercicio”.
Los errores más comunes en las cuentas anuales
La elaboración de los estados financieros debe ser exhaustiva y precisa, evitando los errores. No obstante, a veces se incurre en ellos. “Los más frecuentes, y no necesariamente relevantes, tienen que ver con su formulación o aprobación fuera de los estrictos plazos tasados para ello”, señala Carro Meana.
Otros errores comunes están relacionados con el registro de transacciones (registro duplicado, por ejemplo), su omisión y clasificación incorrecta, los errores en la valoración y medición, la omisión de los asientos de ajuste y cierre necesarios, la eliminación incorrecta de transacciones entre intercompañías y errores de conversión de estados financieros de subsidiarias extranjeras o la incorrecta aplicación de normas contables, enumera Rodríguez Valencia.
Sin embargo, dada la importancia de los estados financieros, lo más habitual es que “los registros contables se realicen con suma diligencia”, puntualiza Carro Meana, que añade que la normativa es cada vez más garantista en este sentido. Por otra parte, con el objetivo de minimizar cualquier duda, “muchas sociedades (algunas de manera obligatoria, por su actividad, cotización, pactos privados u otras circunstancias) se someten a auditorías externas”.
Otras fuentes:
https://www.epdata.es/datos/numero-empresas-hay-espana/476/espana/106
https://www.icac.gob.es/node/879
https://cincodias.elpais.com/cincodias/2007/11/16/economia/1195352605_850215.html