¿Cómo hacer facturas siendo autónomo? Claves para evitar los errores más frecuentes

“Básicamente son errores asociados al contenido de las facturas, es decir, no incluir ciertos detalles importantes de información o contener datos erróneos (o mejorables)”, explica Félix Barahona, coordinador del Grado en Administración y Dirección de Empresas de la Universidad Internacional de La Rioja (UNIR). El experto indica que se suele tratar de detalles como descuidar la fecha de vencimiento (que, si bien no es obligatoria, sí es importante), indicar mal la fecha de emisión (“esto es importante de cara a Hacienda, con el IVA por ejemplo”), no detallar adecuadamente el concepto de la factura (es importante especificar “para disipar dudas”) y cometer errores en cuanto a datos del cliente.

Evitar estos fallos es importante, ya que “perjudican al autónomo en aras de construir un buen sistema de información y buena llevanza de cuentas”, asegura el profesor de la UNIR. Para no caer en esos errores comunes, muchas veces simplemente fruto de la falta de atención, recomienda establecer un protocolo estricto a la hora de elaborar las facturas. Esto no significa necesariamente invertir en un software específico, sino más bien tener “un método concreto y sostenerlo en el tiempo”, sin olvidarse de ir adaptándolo a los posibles cambios legales que puedan surgir.

No está de más tampoco repasar de vez en cuando los aspectos básicos y las claves para emitir facturas siendo autónomos.

Requisitos para poder emitir una factura

De carácter general, una persona debe inscribirse como autónoma en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) de la Seguridad Social para poder emitir facturas. Además, tendrá que registrarse “en la Agencia Tributaria, obteniendo así un número de identificación fiscal (NIF)”, señala Barahona. En algunas situaciones específicas (si se trata de una operación puntual y no supera el salario mínimo interprofesional), también es posible facturar sin estar dado de alta como autónomo en el RETA, es decir, sin tener que pagar las cuotas mensuales de cotización. Sí hay que darse de alta en Hacienda, rellenando los modelos 036 o 037.

Qué debe incluir una factura

En el 'Manual práctico IVA 2023', la Agencia Tributaria detalla los elementos que debe contener, como mínimo, toda factura ordinaria:

•       Número y, en su caso, serie. La numeración debe ser correlativa también dentro de cada serie. Las series son obligatorias en las facturas expedidas por los destinatarios o por terceros, en las rectificativas o en las expedidas para documentar operaciones efectuadas en mismo único año natural, entre otras situaciones.
•       Fecha de expedición. Además, si esta fecha no coincide con la de la operación que se documenta o si se ha recibido un pago anticipado que tampoco coincide con la fecha de expedición, estas deben incluirse también.
•       Datos fiscales de quien expide la factura y de la persona o empresa destinataria. Para ambos, deben incluirse:
  • Nombre y apellidos, razón o denominación social completa.
  • Número de identificación fiscal. El del destinatario solo cuando se trate de “una entrega de bienes destinados a otro Estado miembro exenta conforme al artículo 25 de la Ley del Impuesto”, de una operación cuyo destinatario sea el sujeto pasivo del impuesto correspondiente a aquélla u operaciones realizadas en el territorio de aplicación del impuesto y el empresario o profesional obligado a la expedición de la factura haya de considerarse establecido en dicho territorio).
  • Domicilio fiscal. Si el destinatario es una persona física que no actúa como empresario o profesional, no es obligatorio incluir su domicilio.

•       Descripción de las operaciones. Aquí deben constar “todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del impuesto y su importe, incluyendo el precio unitario sin impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario”, indica la Agencia Tributaria.
•       El tipo impositivo (o, en su caso, tipos impositivos) aplicados a las operaciones y la cuota tributaria. Es decir, si es una factura con IVA, se deben indicar tanto el 21% (o el porcentaje que sea) y la cantidad resultante de aplicar ese tipo a la base imponible (si la base es de 100 euros, deben constar tanto el 21% de tipo como los 21 euros que supone la cuota en ese caso).
•   En las operaciones exentas de IVA, debe indicarse o hacer referencia a las disposiciones de la Directiva 2006/112/CE, de la LIVA.

Hay más elementos obligatorios en determinados casos, se puede consultar la lista completa en la web de la Agencia Tributaria. Además, es importante no olvidar incluir el total de la factura, una vez aplicados los distintos impuestos y descuentos o recargos.

Los libros de registro

Mantener algún tipo de registro de las facturas emitidas y recibidas no es solo una buena idea desde el punto de vista práctico y organizativo, sino que es también obligatorio. “Los autónomos deben llevar obligatoriamente un libro registro con todas las facturas expedidas en el que se inscribirán, una por una, por su número, de ahí la importancia de numerar correctamente las facturas que se emite”, explica Barahona. En este registro deben figurar “todas las operaciones sujetas al IVA incluyendo las operaciones exentas y de autoconsumo. También deben constar las facturas o documentos sustitutivos de rectificación”.

Factura electrónica: ¿qué cambiará con este método?

La facturación electrónica será obligatoria para todos los autónomos y negocios según los plazos establecidos en la Ley Crea y Crece: cuando se publique el reglamento, las empresas que facturen más de ocho millones de euros tendrán un año para pasarse al nuevo método y, el resto, dos. Pese a la inminencia del cambio, un 79% de las pymes no están preparadas para su adopción, según un informe de Sage. ¿Qué cambiará? ¿Cómo adaptarse?

Lo primero que habría que destacar, indica Barahona, es que esta digitalización obligatoria de las facturas supone en realidad “una ayuda para el autónomo, ya que contribuye a un mejor control del cobro”. Es decir, aunque vaya a hacer necesario cambiar algunos elementos de la rutina de facturación de quien trabaja por cuenta propia, acabará siendo beneficioso.

En cuanto a sus características, el Ministerio de Hacienda ofrece una sencilla definición: “una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico”. Pueden ser en formato estructurado, que facilitan la lectura y extracción de datos, o no estructurado, como las clásicas facturas en PDF.

El cambio principal —una factura electrónica sigue siendo una factura, insisten desde el Ministerio de Hacienda— es que implicará el uso de una herramienta electrónica (privada o pública, ya que se facilitará una de carácter gratuito) y requerirá de firma electrónica avanzada, señala el profesor de la UNIR. Además, se deberá “informar sobre los estados de la factura y también sobre el momento en el que se realice el pago de esta”.

Otras fuentes:

https://www.mites.gob.es/estadisticas/AUT/AUT_04_2024.pdf

https://www.sage.com/es-es/sala-de-prensa/notas-de-prensa/2024/06/informe-sage-facturacion-electronica/

https://www.facturae.gob.es/factura-electronica/Paginas/factura-electronica.aspx