¿Qué son los gastos deducibles en Perú y cómo gestionarlos?

Las ganancias de las empresas están sujetas a diversos factores. De manera simplificada, se puede afirmar que la utilidad se obtiene al restar los costos y gastos de las ventas, lo que pone de manifiesto la relevancia de ambos componentes en la ecuación.

Así que resulta importante destacar la importancia de una adecuada gestión de los gastos, y de la correcta acreditación ante la autoridad tributaria, ya que esto resulta esencial para alcanzar las máximas ganancias posibles.

Tomemos como ejemplo las empresas peruanas que se encuentran bajo el Régimen General del Impuesto a la Renta. Estas empresas están sujetas a pagar impuestos sobre sus utilidades, pero para cumplir con este requisito, es fundamental que sus gastos estén correctamente respaldados. En caso contrario, la autoridad tributaria podría cuestionar dichos gastos e incluso desconocerlos por completo.

Si los desconoce, esto implicará que la utilidad declarada va a aumentar, con lo cual, la tasa impositiva se aplicará sobre una base mayor y la empresa terminará pagando más impuestos. Es por ello que resulta crucial contar con la documentación adecuada y sustentos sólidos para evitar problemas.

A estos gastos que la legislación tributaria reconoce o permite descontar a las empresas se le denomina “gastos deducibles”. Y para alcanzar tal condición deben cumplir con una serie de requisitos tributarios.

Siguiendo con el caso peruano, las empresas pagan por impuesto a la renta el 29,5%, tasa que se aplica sobre su renta neta, a dicho resultado, se le aplica un tributo adicional 5%, denominado “impuesto a los dividendos”, lo que da una tasa neta cercana al 33%. Pero es una tasa teórica, porque si la empresa empieza a tener muchos gastos cuestionados que no pueda deducir, la tasa neta real va a crecer.

Requisitos para que los gastos sean deducibles

No existe una lista de gastos deducibles. Dado que las empresas pueden variar en giro, estrategia, tamaño, etc., la lista puede ser muy diversa. Por ello, lo que existe es una lista de límites y regulaciones para algunos gastos deducibles y otra de gastos prohibidos, es decir, que no se pueden deducir.

Entonces, ¿qué requisitos deben cumplir los gastos para ser deducibles y sean reconocidos como tal por la autoridad tributaria? De acuerdo con los especialistas consultados, los gastos deben estar vinculados al negocio y para ello, deben cumplir con las siguientes normas:

La regla de causalidad

La regla de causalidad es el primer ‘check’ para que los gastos sean deducibles. Esta señala que la aplicación de los gastos debe estar relacionada con la generación de ganancias o al mantenimiento de la fuente productora de ganancias.

“Ojo, la Sunat siempre apunta a la causalidad. Es el principio básico de la deducibilidad del gasto. Si el gasto no es causal, se acabó la discusión”, afirma Carlos Rodríguez Summers, socio de Consultoría Tributaria de PwC Perú.

A modo de ejemplo, Luis García, socio senior de Derecho Tributario del Estudio Muñiz, cita el caso de una cafetería que desea contratar los servicios de publicidad en Instagram para promocionar sus nuevas bebidas. Luego, lanza la pregunta si dicho gasto podría ser deducido y llega a la conclusión de que sí.

“Lo correcto es analizar el gasto antes de responder. La primera pregunta que hay que hacernos es si es causal, es decir, si ese gasto, potencialmente, podría ayudar a que este café mañana obtenga más renta. La respuesta es afirmativa, porque si bien podría suceder que el público que mira Instagram no necesariamente venga a este café, potencialmente sí podría aumentar las ventas”, precisa García.

El criterio de razonabilidad

Es el segundo ‘check’ para que los gastos sean deducibles. Este señala que los gastos, además de cumplir con regla de causalidad, deben ser razonables con los ingresos de las empresas.

“La razonabilidad se mide en función de lo que se espera obtener como retorno directo o indirecto del gasto realizado. Si voy a gastar un millón de soles hay que preguntar si es razonable en función del beneficio que se espera obtener, es decir el propósito del gasto. Sin embargo, la proporcionalidad busca evaluar el volumen o tamaño del gasto en función de otras variables, por ejemplo; las ventas de la empresa”, comenta Rodríguez Summers, de PwC.

“¿Podría haber algún gasto que sea causal y que no sea razonable?”. La respuesta es afirmativa responde García, de Muñiz.

“Por ejemplo, imagínate que llega el fin de año y quiero agasajar a mis trabajadores con una comida de fin de año. ¿Ese es un gasto causal?, ¿es un gasto vinculado a la generación de potenciales ganancias o de mantener mi fuente de trabajo? Sí, es un gasto vinculado con el negocio. Sin embargo, si tengo una empresa que vende como 100.000 al año y en el almuerzo me gasto como 400.000, dicho gasto puede ser causal como concepto, pero no es razonable”, comenta.

El criterio de generalidad

Es un tercer ‘check’ más específico que se aplica sobre todo a los gastos vinculados al personal. Es decir, dado que en este campo existen ciertos gastos que por su naturaleza podrían tomarse como una liberalidad de la empresa, para que sean deducibles deben aplicarse sobre situaciones comunes del personal.

“Por ejemplo, si le voy a pagar bonos a mis gerentes, esos bonos deben cumplir con un criterio de generalidad. Es decir, debo contar con una política que establezca los parámetros que se utilizarán para determinar qué gerentes acceden al bono, bajo situaciones similares, por ejemplo, de productividad, rentabilidad, ambiente de trabajo, entre otros. Y que más bien no se aprecie como un gasto aislado, porque ahí dejan de ser necesariamente generales y, por tanto, podrían perder algún nivel de solidez”, dice Rodríguez Summers.

El principio de la fehaciencia

Es el último ‘check’ para que los gastos sean deducibles. Este implica que la empresa sea capaz de sustentar que, en efecto, hizo el gasto y que cumplía con los criterios anteriores.

De acuerdo con García de Muñiz, esta es la principal problemática en el Perú.

“Imagina que soy investigador de mercados y el dueño de una cafetería me pide que le haga un estudio para aumentar sus ventas. Termino el estudio, capacito a su personal, le facturo 3.000 dólares. Todos nos quedamos felices y me voy ¿El gasto es causal? Sí. ¿Es razonable? Sí, para una empresa que factura 100.000 dólares al año. Pero ¿es fehaciente?”, reflexiona.

“Si la Sunat le pregunta al dueño sobre el estudio y este responde que solo vino el investigador y que les habló, pero que no tiene nada más que la factura para demostrarlo, entonces, el gasto no es fehaciente. Pero si encarpeta el estudio con los correos de intercambio de información, las fotografías de la capacitación y lo presenta a la Sunat, entonces, el gasto es fehaciente”, explica.

Otros límites

Además de los criterios de causalidad, razonabilidad, generalidad, así como fehaciencia, existen otros límites puntuales, cuantitativos, como el gasto en dietas de directores, en la compra de vehículos, de representación, intereses, etc.

Gastos prohibidos

En la lista de gastos prohibidos figuran aquellos que se hacen en países de baja o nula imposición. Existen entre 10 a 12 gastos que están expresamente prohibidos.

Principales errores

Tanto para Rodríguez Summers como para García, además de la fehaciencia, otro error en los gastos deducibles es la confusión que se da en las empresas muy nuevas o empresarios sin mucha experiencia, que confunden su esfera personal con la de la empresa e incorporan gastos que no están vinculados al negocio.