Información bajo control: 'software' de gestión documental que simplifica el papeleo

Cuando una compañía crece, también lo hace su volumen de información. Para ordenarla y hacerla accesible, las compañías pueden utilizar diferentes plataformas de gestión documental que simplifiquen y automaticen las tareas en diferentes procesos, desde la firma de documentos a la tramitación de mercancías o la gestión del talento.

La información ordenada y accesible es indispensable para el funcionamiento de cualquier negocio, pero gestionarla se vuelve complicado a medida que las compañías crecen y acumulan documentación. Por eso, algunas startups ofrecen 'software' de gestión documental orientado a las empresas ('business to business') con el fin de digitalizar las tareas más administrativas, garantizar la accesibilidad de la información, automatizar procesos y, en definitiva, permitir que los profesionales ahorren tiempo y puedan dedicarse a las tareas de más valor. Entre ellas, se encuentran las plataformas de firma electrónica y de tramitación de recursos humanos, mercancías y pedidos.

Para firmar documentos

El ‘software’ de gestión documental persigue comprobar el origen y la identidad de un documento digital a través de la firma electrónica. Uno de los pioneros en hacerlo fue Docusign. Esta empresa estadounidense posibilita a otras compañías firmar documentos digitalmente, además de seguir su estado y almacenar el histórico en la nube.

De origen español, Firmafy es un 'software' de gestión documental que permite a sus clientes firmar todo tipo de documentos desde el móvil de forma sencilla y con plena validez legal. Para ello, utiliza un sistema de firma electrónica avanzada, por lo que no es necesario que el usuario tenga instalado su certificado digital.

Por su parte, en Brasil, Zapsign también permite crear, enviar, firmar y almacenar documentos con validez legal en Argentina, Bolivia, Chile, Colombia, México, Perú y Uruguay. Es propiedad de Truora desde 2022, startup colombiana de autentificación de usuarios a través de WhatsApp que ese mismo año consiguió 15 millones de dólares en una ronda de financiación liderada por Propel, el fondo de capital riesgo creado por BBVA.

También hay startups que combinan las funcionalidades de firma electrónica con otras opciones para ofrecer un servicio más completo a los profesionales. Por ejemplo, Docuten es un 'software' de gestión documental que aúna en una misma plataforma SaaS ('software' como servicio, por sus siglas en inglés) firma digital, factura electrónica y automatización de pagos. Su objetivo es hacer así más eficientes los procesos administrativos de las empresas, además de colaborar con el ahorro de papel.

Para gestionar contratos

Además de la firma de los documentos, también hay plataformas orientadas específicamente a la gestión de los contratos. En este sentido, la startup chilena Webdox automatiza y digitaliza todo el ciclo de vida de estos documentos a través de su plataforma, incluyendo solicitud, creación, negociación y aprobación, además de la firma y los pasos posteriores.

También en este sector está Bounsel, una plataforma colaborativa española que automatiza la creación de documentos mediante formularios interactivos para ayudar a gestionar todo el ciclo de vida de los contratos.

Para tramitar pedidos

Para realizar los procesos de compras, las compañías también pueden recurrir a algunas soluciones de las startups. Por ejemplo, Dost ayuda a las empresas a automatizar procesos y tareas relacionadas con la gestión de facturas, albaranes y pedidos gracias a la inteligencia artificial. Con una interfaz sencilla, su plataforma SaaS está diseñada para que cualquier empleado, aun sin conocimientos técnicos, pueda utilizarla para ahorrar tiempo y evitar errores en la tramitación de facturas.

Para una gestión integral, la española Holded ofrece una plataforma SaaS de planificación de recursos empresariales en la nube para pequeñas empresas. Esta permite controlar todos los aspectos del negocio, desde la facturación y la contabilidad hasta el inventario y los proyectos.

Para organizar el talento

Los 'software' de gestión documental también pueden servir para fidelizar al talento. En este sentido, la española TramitApp se ha enfocado en los recursos humanos: facilita a las empresas consultar todos los documentos asociados a sus profesionales, como las bajas laborales o los contratos. A través de la inteligencia artificial, esta startup reduce la carga administrativa, al mismo tiempo que garantiza la autenticidad y veracidad de todas las gestiones mediante tecnología 'blockchain'.

También en el campo de los recursos humanos opera el unicornio español (compañía valorada en más de 1.000 millones de dólares antes de su salida a bolsa) Factorial, un 'software' SaaS dirigido a pymes (pequeñas y medianas empresas) que optimiza la gestión del talento automatizando tareas como el control horario y las vacaciones.

Para gestionar mercancías

Orientada al sector logístico se encuentra Usyncro, startup española que realizó un piloto con BBVA que sirvió para inaugurar una alianza: la entidad ofrece este 'marketplace' a sus clientes y Usyncro productos financieros a los suyos. Este 'software' utiliza tecnología 'blockchain' e inteligencia artificial para digitalizar la documentación necesaria para el comercio de mercancías, coordinar los envíos y asegurar la trazabilidad a lo largo de toda la cadena de suministro.

Los 'software' de gestión documental están cambiando la forma en que las empresas realizan sus tareas administrativas con soluciones digitales que les ayudan a optimizar procesos, mejorar la colaboración entre las partes y reducir los costes operativos. Además de servirse de estas herramientas, los emprendedores que necesiten apoyo pueden recurrir a BBVA Spark, que ofrece soluciones de financiación a medida para que continúen su camino de crecimiento.