Herramientas indispensables para un emprendimiento eficiente

En 2022, el nivel de productividad y eficiencia medio en la empresa española bajó 4,38 puntos con respecto a los datos del año anterior, según el 'II Barómetro Adecco Outsourcing sobre productividad y eficiencia'. La eficiencia es un factor clave en el mundo emprendedor, ya que significa conseguir que la compañía crezca con el mínimo posible de recursos. 

Las empresas españolas podrían lograr un crecimiento de 40.500 millones de euros en los próximos cinco años gracias a la digitalización, de acuerdo con un estudio realizado por la agencia Opinium Research. Es por ello que el emprendimiento eficiente se encuentra muy ligado a la transición digital. Este proceso es "una de las palancas principales de innovación tecnológica, desarrollo empresarial, modernización económica y progreso social", según el documento 'España Digital 2026' que establece una hoja de ruta para la transformación.

Soluciones digitales para un emprendimiento eficiente

Para trabajar de forma más eficiente, el emprendedor tiene a su disposición un amplio abanico de soluciones de 'software' para ayudarle en diferentes áreas. Pero ¿cuál utilizar? La elección dependerá de las características de cada negocio y del tamaño de la startup. 

• Gestión financiera. Algunos software desarrollados por startups ayudan a tener las cuentas claras y ofrecen soluciones integradas para las startups en sus pequeñas fases. Por ejemplo, Billage supone una evolución de las tradicionales hojas de cálculo al permitir crear facturas personalizadas, controlar cobros y hacer predicciones de flujo de caja. Por otro lado, Quipu permite controlar los ingresos y gastos, los movimientos bancarios o el estado de las cuentas. Para compañías de mayor tamaño existen otras herramientas como SAP, que permite tanto la planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) como la gestión financiera con sus soluciones.

• Gestión de proyectos. También han surgido herramientas que ayudan a mejorar la gestión de los proyectos entre los profesionales. En este sentido, Trello actúa como una pizarra digital: un tablero permite asignar tareas a diferentes miembros del equipo y plasmar su grado de avance ('por hacer', 'en proceso' o 'hecho'). Otra alternativa es Notion, que ofrece principalmente personalización y automatización, al disponer de plantillas para un gran número de tareas. Por otro lado, herramientas como Pipefy permiten dibujar el flujo de procesos más complejos, ya que ofrecen la opción de establecer reglas y condiciones en cada una de las fases para agilizar la gestión en cada punto.
• Gestión de personas.  Tanto Factorial HR como Personio, ambas startups  unicornios (valoradas en más de 1.000 millones de dólares antes de salir a bolsa), son dos herramientas que agilizan la gestión de personal en la organización. Concretamente, incorporan funciones para gestionar los turnos de los equipos, realizar evaluaciones de desempeño a partir de datos cualitativos o facilitar la integración de los nuevos empleados ('onboarding').

• Comunicación. Con Hootsuite se pueden controlar todos los perfiles de redes sociales en una sola plataforma para agilizar la publicación de los contenidos en redes sociales. Sin embargo, si lo que se busca es una herramienta para la comunicación interna, en ese caso hay otras opciones: Slack, Microsot Teams o Google Meets son otras de las más populares.
• Analítica web. Gracias a Semrush se puede analizar y comparar datos con empresas similares de un sector, así como conocer qué palabras clave utilizan para posicionarse. No obstante, si se dispone de una página en WordPress, también se puede integrar el complemento Yoast SEO para mejorar el posicionamiento y completarlo con Google Analytics para obtener información detallada del tráfico o del comportamiento de los usuarios en la página web.

La IA, una compañera de viaje hacia el emprendimiento eficiente

La inteligencia artificial (IA) es una de las tendencias de 2023. Herramientas generativas como ChatGPT, que procesan grandes volúmenes de información para proporcionar respuestas a los usuarios, ofrecen apoyo en áreas como la atención al cliente y contribuyen a agilizar nuevos procesos. Esto permite a los profesionales centrar su atención en tareas que aporten mayor valor empresarial.

Además de la popular ChatGPT, existen otras herramientas que utilizan la IA para favorecer un emprendimiento eficiente. Una de ellas es Salesforce Einstein, un 'software' CRM (Gestión de Relaciones con Clientes por sus siglas en inglés) que integra IA generativa para responder a clientes, crear páginas web o generar informes.

Otra opción es NetBase Quid, que utiliza la inteligencia artificial avanzada para procesar todas las interacciones que genera una marca en diferentes plataformas digitales,  optimizar sus campañas de marketing según los intereses de los consumidores y comprender de manera más exhaustiva quién es el cliente objetivo.

Por otro lado, Google dispone de la plataforma AI for Business, que permite a empresas de cualquier sector evaluar cómo se podría impulsar el negocio con la ayuda de estas nuevas soluciones y elaborar un informe con los resultados. También Windows 11 ha integrado recientemente IA para aumentar la productividad: tanto de los usuarios de sus programas, como el navegador Bing, como de desarrolladores que crean programas basados en la nube de Azure, según explica en un comunicado.  

Lograr un emprendimiento eficiente depende en gran medida de la capacidad que tengan las startups para integrar herramientas avanzadas de productividad. Con ellas pueden agilizar sus procesos o adquirir más control sobre sus finanzas para tener las cuentas claras. La transición hacia nuevas herramientas puede ser un desafío, pero también representa una gran oportunidad para generar valor en todas las partes involucradas de un negocio. Porque, como señaló Steve Jobs: "El recurso más valioso que todos tenemos es el tiempo".