El poder de la planificación: organizadores de tareas para mejorar la productividad

La organización es crucial para el éxito de todo negocio. Los organizadores de tareas digitales están cambiando la forma en que se abordan las responsabilidades mediante la tecnología y la innovación. Para facilitar este proceso, han surgido plataformas y aplicaciones que permiten la organización del trabajo o la colaboración por chat. También mejoran la gestión de proyectos o la creación de listas y notas en distintos formatos.

De una forma u otra, estas herramientas buscan alcanzar un nivel óptimo de productividad en las organizaciones. También ayudan a gestionar el tiempo a escala personal, a través de la maximización de tareas, la eliminación de la procrastinación y la mejora de resultados. A continuación, se recogen algunas de las más populares.

Herramientas para tareas generales

Trello es una plataforma de tableros visuales que facilita a los equipos organizar y gestionar tareas mediante un sistema de tarjetas. De esta forma, muestra de forma clara quién se encarga de cada actividad, y el estado de desarrollo de cada proceso. Esta herramienta también permite establecer fechas de entrega y adjuntar documentos, entre otras funciones.

Por su parte, Asana es un 'software' que ofrece a los gestores de proyectos coordinar el trabajo entre varios equipos de forma sencilla al reunir planes, proyectos, tareas y comunicaciones en una plataforma compartida. Además, en esta herramienta se pueden organizar y asignar tareas, así como observar la forma en que se desarrolla el trabajo en el tiempo.

Otra plataforma de gestión es Notion, un organizador de tareas multiplataforma que permite crear y gestionar proyectos, notas, tareas, 'wikis' y bases de datos mediante un espacio de trabajo personalizable. Este organizador de tareas utiliza inteligencia artificial para automatizar procesos como la traducción o la escritura.

'Software' para proyectos complejos

Se espera que el tamaño del mercado mundial de 'software' de gestión de proyectos supere los 20.470 millones de dólares en 2030 (18.680 millones de euros), un crecimiento del 15,7%, como recoge este estudio de Grand View Research.

Un ejemplo de este tipo de programas es Microsoft Project, una herramienta para la planificación y gestión de proyectos profesionales que permite asignar recursos a tareas, hacer seguimiento de los progresos, administrar el presupuesto y analizar cargas de trabajo para conseguir una planificación y ejecución óptima.

Trabajando en la misma línea está Jira, una herramienta de desarrollo de 'software' que cuenta con múltiples funciones. Gracias a ella, los equipos pueden crear sus propios flujos de trabajo personalizados, hacer un seguimiento de cada una de sus tareas y generar informes para conocer el progreso y la productividad de cada proceso.

Por otro lado, ClickUp es un 'software' de gestión de proyectos y tareas personalizable que se adapta a diversas metodologías de trabajo. Entre sus servicios se encuentran la creación de tareas, recordatorios y documentos; la comunicación entre miembros del equipo mediante chat; y la planificación de tareas y actividades.

Plataformas para trabajar en equipo

La globalización y el crecimiento del trabajo en remoto están contribuyendo significativamente al crecimiento del mercado de las herramientas colaborativas, que se prevé que supere los 39.400 millones de dólares (cerca de 35.8850 millones de euros) en 2023, y alcance los 116.338 millones de dólares (106.000 millones de euros) para el año 2033, un crecimiento anual del 11,4%, como recoge Future Market Insights.

Uno de los organizadores de tareas que se enmarcan en este sector es Monday.com, que ofrece a las organizaciones la personalización de herramientas de gestión del trabajo y aplicaciones que se adaptan a sus necesidades. Así, ofrece la posibilidad de crear tableros, paneles y documentos compartibles. Al mismo tiempo permite ver los proyectos y tareas pendientes, centralizar la comunicación y los archivos y crear resúmenes e informes.

Un servicio similar presta Basecamp, una plataforma de gestión de proyectos colaborativa que ofrece la posibilidad de compartir archivos entre los miembros de un equipo, asignar tareas, planificar calendarios o generar informes. Su objetivo es que todo el mundo esté al tanto de qué está haciendo el resto, dejar constancia de los comentarios y las revisiones y centralizar la comunicación.

Por su parte, Google Workspace es un servicio de Google que proporciona varios de sus productos bajo un nombre de dominio personalizado. Este incluye herramientas como Gmail, Meet, Drive o Chat, que permiten la colaboración en tiempo real en proyectos y tareas compartidas.

Aplicaciones para crear listas y notas

Para la creación de listas y notas como forma de organización existe Todoist, una aplicación que permite enumerar tareas y destacar las más importantes añadiendo su nivel de prioridad. Este organizador de tareas también da la opción de añadir recordatorios, asignar tareas a otras personas y visualizar la productividad.

Evernote es una aplicación de gestión de notas que permite almacenar y organizar información en formato de texto, audio o vídeo. Entre sus funciones se encuentran las de tomar notas, guardar enlaces y hacer listas, además de sincronizar los datos en múltiples dispositivos.

Por último, Microsoft OneNote es un bloc de notas digital que facilita ordenar el contenido en secciones y páginas, añadir etiquetas y combinar elementos multimedia. Además, permite dibujar o revisar notas mediante el uso de lápiz digital.

La planificación contribuye a la eficiencia, la productividad, la coordinación y la toma de decisiones, factores directamente relacionados con el crecimiento y el éxito empresarial. Los organizadores de tareas digitales ofrecen soluciones que ayudan a los empleados a lograr un nivel óptimo de orden que les permitan conseguir los objetivos de la organización, al mismo tiempo que contribuyen con su bienestar al reducir el estrés, establecer claramente los roles y disminuir la incertidumbre.