De Kanban a Scrum: metodologías innovadoras para emprendedores

El 17 de febrero de 2001, un grupo de informáticos se reunió en la estación de esquí de Snowbird, en Utah (EE. UU.) para redactar un documento: el Manifiesto Ágil. En él no definieron metodologías innovadoras concretas, sino un cambio de mentalidad en la cultura organizativa y las interacciones con los clientes. Años después, aquel documento se convirtió en la piedra angular de muchas compañías que han transformado para siempre su forma de trabajar.

Dos de cada tres empresas en el mundo (69%) aplican formas ágiles de pensar, trabajar y organizar, según el informe 'State of Agile HR 2022'. La filosofía 'agile' busca adaptar sus procesos al mercado y a las necesidades de los clientes para entregar un producto de valor lo más rápido posible. BBVA es una de las empresas que ha incorporado esta filosofía de organización de manera interna. Gracias a ella, han conseguido una organización más transparente, flexible y productiva, con capacidad para adaptarse a los cambios del entorno.

'Agile' es una de las filosofías más populares, pero no es la única. Por otro lado, se encuentra 'lean', que a pesar de compartir algunos principios con la anterior también presenta algunas diferencias. La filosofía 'agile' se basa en las personas y sus relaciones, tanto en los equipos de trabajo como en los clientes: así, emplea equipos multidisciplinares que trabajan juntos durante el desarrollo del proyecto y mantiene el contacto con los consumidores, a los que otorgan un gran valor. En este marco, la cultura del 'feedback' se vuelve fundamental para responder a las necesidades de los clientes.

Por su parte, la filosofía 'lean', si bien no olvida a los individuos, pone más el foco en la calidad y la eficiencia, ya que su propósito es quedarse únicamente con lo que aporte valor a los clientes. Así, esta filosofía se enfoca en el proceso para reducir los tiempos de entrega y mejorar la calidad de los productos, en lugar de en el desarrollo de nuevos artículos o servicios.

Tanto 'lean' como 'agile' son metodologías innovadoras de gestión de proyectos y desarrollo de productos. Dentro de cada una de ellas existen diversos enfoques o marcos de trabajo que pueden ser adaptadas según las necesidades del negocio.

Enfoques para optimizar procesos y gestionar equipos

La gestión de proyectos es una de las partes más importantes de una organización. Como se señala en un artículo de 'Harvard Business Review', la pandemia evidenció la necesidad de tener una buena estructura empresarial con capacidad para adaptarse a los cambios del mercado. Para ello no hay una única fórmula, puesto que en muchos casos depende del entorno de trabajo y de la industria, pero sí existen algunas metodologías innovadoras que ayudan a conseguirlo.

Scrum

Uno de los marcos de trabajo más populares es Scrum, nombre que tiene su origen en el deporte. "Como en el 'rugby', los miembros del equipo se pasan la pelota entre sí a medida que avanzan como una unidad por el campo de juego", afirmaron Hirotaka Takeuchi e Ikujiro Nonaka, precursores del término, para definir este enfoque en 1986. Por tanto, la idea es aplicar dicha lógica al ámbito laboral: abordar proyectos de manera colaborativa para realizar un trabajo de alto impacto.

Con Scrum, los proyectos se dividen en ciclos cortos llamados sprints, donde se abordan tareas específicas marcadas por orden de prioridad. Durante este proceso, se realizan reuniones periódicas para compartir avances y abordar posibles obstáculos, algo que, como se apunta en un artículo de 'Business News Daily', lo convierte en un enfoque ideal para abordar proyectos complejos que requieren ponerse al día con tareas pendientes.

SAFe

Scrum está diseñado para equipos con pocos miembros. Por lo tanto, si se necesita un sistema basado en una metodología innovadora y ágil a gran escala, una opción más adecuada sería el enfoque SAFe ('Scaled Agile Framework'). Su objetivo es "proporcionar a las organizaciones una guía general para aumentar la productividad en el desarrollo de productos a todos los niveles", tal y como establece la escuela de negocios ESIC en un artículo.

Además de tomar algunos elementos ágiles propios de Scrum, el sistema SAFe establece diferentes grupos de trabajo y propone una serie de roles, como técnicos o gestores, que coordinan el proceso. Es decir: fomenta la sincronización entre diferentes departamentos para resolver los desafíos.

En busca del producto ideal

Aunque los procesos y la gestión del equipo afectan al modo de trabajo, también existen metodologías innovadoras que impactan de manera directa en el producto final.

‘Design thinking’

El pensamiento de diseño (o 'design thinking', en inglés) busca definir una idea, investigar sobre ella y llegar a una solución lo más rápido posible. Para ello emplea diferentes dinámicas de grupo, como las lluvias de ideas o los análisis DAFO, que buscan generar un diálogo colectivo basado en la empatía y la colaboración. En esencia, abarca cinco pases: empatizar, definir, idear, prototipar y probar. Esta metodología, que ya utilizan empresas como Apple y Google, también se aplica en BBVA para conectar necesidades de los clientes, fiabilidad técnica y estrategia de negocio.

En ocasiones, esta metodología se puede acompañar de mecanismos como 'lean' o 'agile', tal y como apuntan desde Deloitte. Para lograr esta combinación que ayuda a orientar más la metodología al negocio, se eliminan las últimas dos etapas del 'design thinking' (prototipar y probar) y se sustituyen por las fases "construir, medir y aprender" de 'lean startup'. Posteriormente, se aplica la metodología 'agile' para desarrollar el producto final.

Kanban

Sin embargo, hay entornos laborales que encajan mejor con un modo de trabajo lineal y pautado, que es justo el propuesto por Kanban. Aunque es un sistema de trabajo innovador, este se remonta a 1940, cuando Taiichi Ohno, ingeniero japonés de Toyota, ideó una fórmula para mejorar el sistema de producción de su fábrica. El resultado es un tablero dividido en múltiples columnas, según las fases del proyecto, que permite comprobar las tareas en cada apartado con un solo vistazo. Entre los programas más reconocidos para implementar este enfoque se encuentran Trello o Asana.

Otras metodologías

Existen otras metodologías basadas en la filosofía 'agile' que se pueden adaptar a diferentes negocios. Kaizen, propone una mejor gestión del tiempo, 'Jobs to be done' (JTBD) busca descubrir el servicio más disruptivo y la Teoría U se enfoca en el desarrollo de los recursos humanos. No obstante, en cualquiera de ellas es fundamental actuar, medir y aprender para mejorar procesos de producción que conducen hasta la innovación.