¿Qué gastos son deducibles para los autónomos?
Los impuestos pueden llegar a ser un quebradero de cabeza para los autónomos, pero es algo con lo que todos tienen que lidiar cada día. Sin embargo, conociéndolos mejor y sabiendo qué gastos son deducibles, es posible aligerar la que a veces es una pesada carga para estos profesionales.
Transporte, equipamiento, alquiler, seguros... Los autónomos tienen que ser meticulosos con la gestión de sus diversos y numerosos gastos diarios y a menudo es complicado saber cuáles de ellos son deducibles en la declaración de la renta.
Daniel Torres es autónomo de toda la vida, economista, asesor con más de 30 años de experiencia y acostumbrado a lidiar con las complejidades asociadas a ser autónomo. En este artículo ayuda a entender cuáles son los gastos por los que se pueden pagar menos impuestos y desgrana las claves para saber cómo los miembros de la comunidad de autónomos pueden desgravarse el seguro de baja temporal.
¿Cuáles son los requisitos para poder deducir gastos?
En primer lugar es imprescindible asegurarse de que los gastos del autónomo cumplen con los requisitos de Hacienda para que se puedan deducir fiscalmente. Además se tienen que cumplir cuatro condiciones:
- Estar relacionados con su actividad económica. La clave para cumplir este requisito es tener en cuenta que si Hacienda revisa las cuentas, el autónomo tendrá que demostrar que los gastos son necesarios para desarrollar su profesión.
- Estar debidamente justificados. Facturas, recibos, extractos bancarios… Hay varias formas de justificar una compra que se haya realizado. Así que es muy importante pedir factura siempre para cualquier gasto.
- Estar registrados en los ‘libros contables’. Pueden estar en papel o formato electrónico. No tiene que ser un documento concreto, con un fichero Excel es suficiente.
- Estar imputados al ejercicio que corresponda. Es decir, que los gastos que se quieran deducir tienen que estar asociados al periodo en el que se hayan generado.
Los cinco principales gastos deducibles para autónomos
Para empezar es necesario tener en cuenta que los gastos deducibles dependen de muchos factores. El ‘régimen de tributación’ al que esté acogido el autónomo o el tipo de actividad que desarrolle, son algunos de ellos.
A pesar de esto, hay gastos que son deducibles para todos los autónomos. Estos son los principales:
- Seguro por enfermedad y asistencia médica: las primas que cubran al autónomo, a su cónyuge o a sus hijos menores de 25 años que vivan en el mismo hogar, son gastos deducibles en el IRPF. Lo máximo que cada persona se puede desgravar son 500 euros cada año. O 1.500 euros para los miembros de la familia que tengan alguna discapacidad.Además, existen otras formas de ahorrar con el seguro siendo autónomo. Muno, una de las ‘startups’ desarrolladas bajo el área de New Digital Business de BBVA, ofrece un seguro de baja temporal para autónomos con el que es posible recuperar parte de lo pagado en la declaración. Por ejemplo, si se elige pagar 59 euros al mes y se contrata durante todo un año, se pueden deducir 412,76 euros en la declaración. Además, Muno se basa en un modelo de participación en beneficios. Esto quiere decir que las aportaciones de los autónomos que tienen contratado el seguro sirven para hacer frente a las bajas que puedan necesitar cogerse. Si al final de año sobra dinero, se devolverá de forma equitativa a cada uno de ellos.
- Vivienda y suministros: si se trabaja desde casa, se puede descontar la parte que corresponda a los suministros del espacio, teniendo en cuenta los días y horas trabajadas. Esto incluye gastos como hipoteca, agua, electricidad, teléfono, gas, internet, etc. Lo habitual es que la deducción sea de al menos el 50% de estos gastos. Si la vivienda es de alquiler, solo se puede deducir el IRPF, pero no el IVA. A no ser que el propietario haga un contrato de alquiler con IVA o uno doble; con IVA para la parte de la casa que se utiliza para trabajar y sin IVA para el resto.
En una situación así es bastante complicado justificar lo que se utiliza para la actividad laboral y lo que no. Por ejemplo, para la luz, sería necesario tener dos contadores distintos.
Nueva ley de autónomos: lo que hay que saber
Pronto entrará en vigor una ley (la Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo) aprobada hace muy poco. Incluye mejoras fiscales, laborales y de Seguridad Social para los autónomos. Cuando esté vigente, quien trabaje en casa podrá deducirse una parte de los gastos de luz, agua, electricidad, teléfono e internet. La cantidad concreta será el resultado de aplicar el 30% a la proporción entre la superficie total de la casa con respecto a la que se destine a trabajar, salvo que pruebe un porcentaje superior o inferior.
- Dietas: a día de hoy es posible rebajar de la declaración lo que se invierta en comidas de trabajo con clientes. Teniendo en cuenta que siempre tienen que tener sentido con la actividad desarrollada. Cuando se aplique la nueva ley, se podrán deducir hasta 26,67 euros de gasto diario de manutención si el autónomo necesita comer fuera de casa por motivos laborales. Para ello, es necesario pagar de forma electrónica o con vales de comida, para que se pueda comprobar el precio, el lugar o el día en el que se haya realizado un gasto. Además tienen que ser consumiciones hechas en días laborales y en restaurantes o cafeterías.
- Vehículo particular: del vehículo y los gastos que provienen de su uso (mantenimiento, aparcamiento, combustible, seguro, peajes, etc.), se puede deducir hasta un 50% del IVA. Si se utiliza para el transporte de viajeros o mercancías (taxis, autoescuelas, repartidores, transportistas, etc.), se puede deducir el 100%. El IRPF, en cambio, sólo se podrá deducir si se usa exclusivamente para trabajar (y es demonstrable). Aquí la ley también incluye buenas noticias. Podrá desgravarse el 50% de lo que se gaste en la gasolina de un vehículo que se utilice solo para trabajar.
- Desplazamientos, hoteles y viajes: la deducción es aplicable a los gastos de viajes profesionales, desplazamientos en transporte público y estancias en hoteles. Una vez más, siempre que estén relacionados con la actividad e ingresos del autónomo.
Gastos que nunca se pueden ahorrar
La ley indica que hay ciertos gastos que no son deducibles. Son aquellos que corresponden a multas, sanciones, recargos por retraso en pagos, donativos —aunque si se hace un donativo a alguna entidad pública, puede deducirse hasta un 30% del gasto—, pagos realizados en paraísos fiscales y el IVA que resulte deducible en la declaración del tributo. Tampoco lo son las compras hechas en supermercados, bares, o la ropa (a no ser que sea ropa de trabajo). Finalmente, es importante tener en cuenta que el derecho a la deducción del IVA caduca a los cuatro años desde que se emite una factura.