¿Qué es una factura y para qué sirve?

En realidad, una factura es un documento mercantil que registra la información de una venta o de una prestación de un servicio. En ella se constata físicamente que se ha realizado de forma legal y satisfactoria una operación entre dos partes. Por tanto, da validez y comunica que se han abonado los correspondientes impuestos establecidos.

Qué tiene que tener una factura simplificada

Según la Agencia Tributaria en España, cualquier factura incluye una serie de características imprescindibles y que hacen de cada una de ellas un documento único:

• Número y, en su caso, serie.
• Fecha de expedición.
• Fecha de operación si es distinta de la de expedición.
• NIF y nombre y apellidos, razón o denominación social del expedidor.
• Identificación de los bienes entregados o servicios prestados.
• Tipo impositivo, y opcionalmente también la expresión “IVA incluido”
• Contraprestación total.
• En las facturas rectificativas, la referencia a la factura rectificada.
• Si se produce alguna de las siguientes circunstancias, mención a la misma: operación exenta, facturación por destinatario, inversión del sujeto pasivo, Régimen especial de Agencias de viajes o Régimen especial de bienes usados.

Tipos de factura: simplificada y completa

Por regla general, hay que distinguir dos tipos de factura: la simplificada (detallada ya) y la completa. La diferencia principal depende de varios factores: todos tienen que ver con el nivel de detalle que se aplica en cada tipo:

• Las facturas simplificadas no contienen los datos del receptor de la misma, solo del emisor, mientras que en las facturas completas aparecen los datos tanto del emisor como del receptor.
• Las facturas simplificadas incluyen el importe total del pago y en las facturas completas se incluye el desglose del total en base imponible, IVA, tipo de IVA, etc.
• En las facturas simplificadas se ha de identificar y describir someramente el producto vendido o el servicio prestado, mientras que en las facturas completas se ha de hacer una descripción detallada y completa de los mismos.
• Tras la modificación del Reglamento de Facturación, es obligatorio emitir facturas ordinarias cuando el importe de la operación comercial, IVA incluido, exceda de los 400 euros. Así, independientemente de quién sea el comprador, la factura ordinaria será obligatoria cuando se hayan superado los 400 euros en concepto de operación.

Sin embargo, también cabe hablar de otras clases de facturas, como la factura recapitulativa, que documenta agrupaciones de facturas de un determinado período de tiempo, Otro tipo es la factura electrónica, que representa la versión digital de una física, y de la que hablaremos más adelante.

A qué obliga una factura

Para cualquier empresa o autónomo, la ley en España establece una serie de obligaciones en relación con las facturas. Destaca la de emitirlas y entregarlas por las operaciones derivadas de la actividad empresarial o profesional. Mientras que otras importantes son la de conservar copia de cada una que se remita a un tercero o la de llevar un libro de registro.

En definitiva, se trata de una prueba que demuestra que se ha pagado una determinada cantidad de dinero a otra parte por la realización de un servicio, que otorga ciertos derechos tanto para el que la emite como para el que la recibe:

1. Gracias a ella, el comprador podrá exigir cualquier reclamación o devolución en el caso de existir una incidencia.
2. Para el vendedor, actúa como justificante si no se le ha realizado el pago que le corresponde, de modo que pueda acudir a la justicia en caso de una reclamación.
3. La factura actúa como garantía ante cualquier problema que pueda surgir entre las partes.
4. Fiscalmente, cualquier autónomo o empresa debe presentar a Hacienda todas las facturas que demuestren sus ingresos recibidos y gastos soportados. Cada una de ellas lleva aparejada sus impuestos correspondientes, como, por ejemplo, el impuesto sobre el valor añadido (IVA).
5. Cualquier gasto que no se acredite mediante factura no es considerado como un gasto a efectos tributarios, por lo que no podrá incluirse dentro de la contabilidad de la empresa.

El nuevo rol de la factura electrónica

Desde el punto de vista legal, cualquier factura electrónica goza de los mismos efectos jurídicos, contables y fiscales que una ordinaria, si bien su autenticidad se valida también a través de sistemas telemáticos con, por ejemplo, la Agencia Tributaria (a través de la firma electrónica). Entre las ventajas que aporta respecto a la tradicional está la agilidad de las comunicaciones, el ahorro de papel, una mayor seguridad o que facilita la gestión y mecanización de la información. Por supuesto, también favorece un archivo más sencillo ya que no necesita espacio físico de almacenamiento.

Las facturas, en general, y las facturas electrónicas, en particular, están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Este Reglamento establece las normas que deben cumplir obligatoriamente las facturas, tanto en papel como electrónicas.

En él se regulan aspectos como:

1. Obligación de expedir factura.
2. Tipos de facturas: completa u ordinaria y simplificada.
3. Expedición por terceros.
4. Contenido de la factura.
5. Requisitos de las facturas: legibilidad, autenticidad e integridad.
6. Especificidades de la factura electrónica.
7. Plazos.
8. Otras facturas: recapitulativa, duplicados, rectificativas.
9. Regímenes especiales.
10. Conservación.

Tipos de facturas electrónicas

Existen dos tipos fundamentales de factura electrónica: la factura electrónica con formato estructurado y la factura electrónica con formato no estructurado.

Ambas son documentos electrónicos susceptibles de ser transmitidos mediante redes de comunicaciones electrónicas, como internet. Según el Gobierno de España, "la diferencia estriba en que el formato estructurado facilita su tratamiento automatizado mientras que el no estructurado no lo facilita".