Embajadores BBVA: Mario Alexander Acuña, más que digitalización

Hasta hace poco menos de un año, ser secretario del Comité de Riesgos en BBVA Colombia no era una tarea que nadie ambicionase. Enormes cantidades de papel, gestión de agendas, coordinación de presentaciones y elaboración de las actas de las reuniones se convertían en tareas que ocupaban horas y horas de trabajo de carácter principalmente administrativo. Sin embargo, esa labor era crítica, puesto que en esas reuniones se toman decisiones clave en materia de riesgos.

Como al resto de miembros de su equipo, a Mario Acuña le llegó el momento de realizar esa función, por la que rotaban todos. Después de su experiencia, hizo una serie de sugerencias que, a su juicio, simplificarían el proceso. El tiempo pasó hasta que en una presentación se enteró de la existencia de una herramienta corporativa que podría aligerar muchas de esas tareas. “Entramos en contacto con el equipo que la había desarrollado, pero nos dimos cuenta de que no cubría todas nuestras necesidades”, explica. Sin embargo, Mario encontró la manera de aprovechar la solución ya existente: “Exploramos con ellos la posibilidad de implementarla en Colombia, pero con unos requerimientos adicionales. A partir de ahí empezamos todo un trabajo en equipo entre la gente de España y nosotros acá”.

La primera barrera fueron los conocimientos técnicos para transmitir las necesidades. “Yo no soy experto en tecnología. Fue un reto, porque teníamos que trasladar a España los requerimientos específicos a la herramienta”. Aun así, Mario afirma que para afrontar un proceso de transformación digital,  “no necesitas ser una persona técnica. Para liderar un proyecto como este, solo tienes que entender bien cuáles son los procesos y definir los requisitos para que sean más ágiles y eficaces. Conocer cuáles deben ser los controles que deben cumplirse. Eso que sabes como usuario, se lo trasladas a un desarrollador, para que se materialice en la herramienta que quieres”.

"A veces, este trabajo no se ve en el front, porque los usuarios son de las áreas centrales. Pero son decisiones que vienen de las oficinas y que revierten en ellas

Los resultados, a su juicio, merecen la pena. “En agosto cumpliremos un año desde la implementación. Por supuesto que hay muchas cosas que mejorar. Pero ha sido un éxito y tiene una gran acogida entre los usuarios finales”.

Mario anima a que se simplifiquen otros procesos. “Hoy el Banco está enfocado a lo digital. Y vale la pena arriesgarse a asumir riesgos para empujar en esa dirección. Poder aportar un granito de arena a eso, me parece bien importante”.

"Lo más difícil es vencer la resistencia al cambio, convencer a la organización de pasar de un proceso al que estamos acostumbrados a otro nuevo

UN PROYECTO DIGITAL

La digitalización de los Comités de Riesgos ha sido un proyecto digital no solo desde el punto de vista de la implementación de la propia herramienta, sino en todos los aspectos.

Por ejemplo, en la forma de trabajar con el equipo de desarrolladores en España. “Solo hemos tenido una reunión y una videoconferencia. El resto ha sido todo a base de email, chats de Google y audios”. Esta ha sido, a juicio de Mario, “una de las claves del éxito del proyecto”. La consecuencia ha sido una reducción drástica de los tiempos de desarrollo: “En solo ocho meses, desde la primera definición de requisitos, la herramienta estaba implementada y con las pruebas realizadas”.

También la formación a los usuarios ha tenido un enfoque plenamente digital. “Al comenzar la capacitación de la herramienta, nos dimos cuenta de que podíamos aprovechar también la tecnología. Utilizamos Google Hangouts para que pudieran realizarla los analistas desde su propio puesto de trabajo. Y fue muy gratificante. Hicimos la capacitación en grupos de diez personas, con completa interacción con los participantes”.

Incluso, se ha adaptado la sala en la que tienen lugar los comités, “de forma que las operaciones se proyectan en la pantalla y cada uno de los miembros lo pueden ver en su tablet o smartphone, o seguir la presentación directamente”.

RETO Y SOLUCIÓN

Al plantear el proyecto, Mario tenía claras dos necesidades: conectividad y gestión documental on line. “Antes, los analistas incluían las propuestas en una unidad compartida. Pero eso era poco operativo e incluso alguien podía borrar una de las operaciones por error. Además, necesitábamos que todos los miembros del Comité tuviesen acceso a la documentación”. Hasta ese momento, la forma de compartir la documentación referente a las operaciones propuestas al Comité era en papel, lo que suponía “hacer ocho o nueve juegos de cada una de ellas. Y, además, el secretario tenía que conservar una copia”.

Ahora, todas las propuestas se suben a la herramienta, a la que tienen acceso los miembros del Comité y los analistas. Y, por supuesto, las operaciones quedan archivadas en ella, en lugar de tener que ser el secretario el encargado de hacerlo.

Un proyecto que facilita las cosas para el Comité de Riesgos, pero que tiene un impacto directo en el negocio. “A veces, este trabajo no se ve en el front, porque los usuarios son de las áreas centrales. Pero son decisiones que vienen de las oficinas y que revierten en ellas. No es lo mismo un proceso de toma de decisiones en el tiempo que teníamos antes, que el que tenemos ahora”.

Mario comenta entre risas lo curioso que resulta que una serie de recomendaciones hechas por él tiempo atrás, hayan terminado por ser su responsabilidad. Un proyecto que, más que una simple digitalización de procesos, ha supuesto una verdadera “revolución digital” en la forma de gestionar las decisiones sobre Riesgos en BBVA Colombia.