Cómo calcular la retención de una factura con IVA y con IRPF

Las empresas, autónomos y profesionales suelen tener informatizada su facturación, a través de programas vinculados a su contabilidad. Sin embargo, para quien quiera emitir su primera factura y siguientes con procesadores de textos (Word o similar) o bien hojas de cálculo (Excel, por ejemplo), detallamos los apartados que todo modelo de factura debe o debería incorporar.

Tus datos fiscales

En tu factura debes incluir tus datos fiscales. Es decir, tu nombre y dos apellidos (Javier Pérez Rodríguez) o la denominación social de tu empresa (Empresa S.A.). Además, bajo el nombre, debe figurar tu Número de Identificación Fiscal (NIF), que coincide con el número de DNI en profesionales o empresarios autónomos.

Cuando factura una empresa, debe aparecer la mencionada denominación social, independientemente de que se mencione la marca comercial con la que opera (MiMarca, es una marca comercial de MiEmpresa S.A., con NIF A-XXXXXXXX)

La dirección postal que debe constar es el domicilio fiscal, aquel que tienes registrado en Hacienda: calle, número, piso, ciudad, provincia y código postal. Es el domicilio válido: ni el de tu casa, ni el de tu local, ni la dirección donde has prestado el servicio o vendido tus productos. Recuerda, siempre, el domicilio fiscal.

Datos fiscales de tu cliente

Quien emite factura también debe incluir en ella los datos de su cliente. Las reglas anteriores para el nombre, NIF o domicilio fiscal son las mismas (Cliente: MiCliente, NIF, dirección fiscal, etc.)

Número de la factura

Todas las facturas, de la primera a la última, deben ser siempre correlativas en número y fecha. Por ejemplo, si la última de enero es la 3, la primera factura de febrero no puede tener numeración anterior, sino que debe ser la número 4.

Es decir, la numeración avanza hacia fechas posteriores a la última emitida: factura 1, de 15 de enero/factura 2, de 20 de enero/factura 3, de 2 de febrero/factura 4 de 5 de marzo.

Dicha numeración puede tener, eso sí, distintas series -códigos anexos- para diferentes áreas de negocio, clientes, etcétera.

Además, empresas y autónomos suelen ‘resetear’ la numeración a principios de cada año en curso. Esto es, si la última factura emitida el 31 de diciembre es, por ejemplo, la 28, se pone el contador a cero para que la primera de enero del año nuevo sea la factura número 1, y así hasta fin del ejercicio.

La fecha de expedición de la factura

La fecha de tu factura es la del día, mes y año (dd/mm/aaaa) en que vendiste tu producto o prestaste tus servicios: ni la del cobro ni la del pago. Así, la fecha de expedición es independiente de que fijes -o no- otra fecha de vencimiento para el abono por parte del cliente.

La fecha de pago o vencimiento de factura

Cuando la factura se emite a crédito, suele señalar una fecha de vencimiento del pago, a 30, 60 o 90 días para que nuestro cliente la abone en ese plazo (Pago a 30 días, con fecha vencimiento dd/mm/aa).

Cuenta Corriente u otro medio de pago

Muchas veces, los modelos de factura obvian la cuenta corriente en la que nuestros clientes deben realizar la transferencia de pago. Normalmente, el nombre del banco, IBAN y dígitos de la cuenta corriente se fijan bajo la fecha o vencimiento.

En caso de que el medio de pago sea otro (efectivo, recibo bancario, etc.), también se consignará para informar al cliente.

Concepto y detalle de la factura

En caso de que el medio de pago sea otro (efectivo, recibo bancario, etc.), también se consignará para informar al cliente.

En el concepto de la factura, se incluirá la descripción del producto o servicio, unidades vendidas, precio unitario y el importe resultante en euros (dos productos, a 100 euros de precio unitario, subtotal de 200 euros).

Cálculo del importe bruto o base imponible

Todos esos conceptos y precios se suman en un subtotal, llamado base imponible o importe bruto (sin impuestos ni retenciones), cantidad fundamental para luego aplicar el IVA (o el IRPF, en caso de profesionales).

Cálculo del IVA

Bajo la base imponible, toda factura debe incluir el tipo de IVA al que está sujeta (21%, con carácter general) y el importe resultante en euros de IVA (cuota tributaria). Su cálculo es sencillo.

Base Imponible: 100 euros
IVA 21%: 21 euros (es el resultado de multiplicar 100 euros por 0,21 ó 21%)
Total Factura: 121 euros (la suma de las anteriores cantidades)

Cálculo del IRPF

Las empresas están obligadas a facturar con IVA, pero los profesionales, además, deben aplicar la retención correspondiente de IRPF, el 15% con carácter general. Este importe se resta dentro del cálculo del importe total de la factura.

Uno de los errores más frecuentes a la hora de calcular el IRPF es aplicar el porcentaje del 15% sobre la suma de la base imponible y el IVA. Es incorrecto. El cálculo sería el siguiente.

Cálculo de la retención de IRPF:

Base Imponible: 100 euros
Menos 15% IRPF: - 15 euros (100 euros multiplicado por 0,15 o 15%)

Y luego se calcula el IVA, pero multiplicando el tipo sobre la base imponible, no sobre el resultado de la resta anterior, como veremos a continuación en un ejemplo.

Importe total de factura

Una vez calculada la base imponible (importe bruto), la cuota de IVA y, si procede, la retención de IRPF, se logra el importe total que tiene que pagar el cliente por dicha factura. Los dos supuestos serían los siguientes.

Empresa que factura con IVA:

Base Imponible: 100 euros
21% de IVA: 21 euros (100 euros multiplicados por 0,21 ó 21%)
Total Factura: 121 euros (100 euros + 21 euros de IVA)

Profesional que factura con IVA y retención de IRPF:

Base Imponible: 100 euros
Menos 15% IRPF: 15 euros (100 euros multiplicado por 0,15 ó 15%)
21% de IVA: 21 euros (100 euros multiplicado por 0,21 ó 21%)
Total Factura: 106 euros (100 euros, menos 15 euros, más 21 euros)