Nómina colombiana: estructura y datos que se deben tener en cuenta

Millones de empleados en Colombia cuentan con una nómina. Se trata de personas que ejercen un trabajo por cuenta ajena y establecen un vínculo o relación laboral con un empleador, que es la persona que les contrata. La nómina sirve, en este caso, para dos supuestos: como comprobante de los pagos que el empleador entrega a sus empleados por el trabajo realizado en un periodo de tiempo concreto y como medio de prueba de las condiciones de trabajo del empleado.

Una forma de clasificar las nóminas es por el periodo trabajado. Así, en Colombia encontramos cuatro tipos:

• Mensual: Incluye un periodo de 30 días y es la más habitual en contratos de larga duración.
• Semanal: La nómina y el pago se entregan tras siete días trabajados.
• Catorcenal: Esta nómina registra los pagos tras un periodo de 14 días.
• Quincenal: Los trabajadores que reciben su paga cada dos semanas, reciben dos nóminas quincenales al mes.

Este documento debe contar con varias partes, como el soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, que se derivan de pagos hechos en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria, según indican desde Facele, una consultora especializada en la gestión de documentos electrónicos tributarios, contables y contractuales.

Estructura y datos de una nómina en Colombia

Las nóminas de empleo en Colombia cumplen con un objetivo fiscal, ya que son “el soporte con los costos y deducciones que permite realizar, más adelante, la declaración de la renta del empleado o trabajador”, señalan desde Facele. Además, permite el acceso, la consulta y la trazabilidad de las compañías.

El Código de Trabajo de Colombia dispone qué partes componen una nómina de trabajo y que no pueden faltar:

• Encabezado con nombre de empleador y empleado.
• Parte devengada (salario bruto y otras adiciones).
• Deducciones (aportes varios).
• Valor neto a percibir.

También puede contar con otros datos, pero no son de obligatoriedad, como el siguiente:

• Provisiones o apropiaciones

Empleador y empleado

Estos datos son los más importantes, por eso encabezan la nómina. En ellos no pueden faltar el nombre completo del empleado, su cédula de ciudadanía, el Registro Unitario tributario (RUT) y los datos del grupo de cédula de renta. En el caso del empleador no puede faltar su nombre fiscal y el Número de Identificación Tributaria (NIT).

Parte devengada

Está compuesta por el salario base y las adiciones que se hayan pactado entre las partes, como horas extra, comisiones, recargos por nocturnidad, festivos o el auxilio de transporte. Este dato se expresa en números brutos.

Deducciones

Son los descuentos que se aplican a la parte devengada. Entre las deducciones encontramos la parte correspondiente a la seguridad social a cargo del trabajador, aportes a salud (4% a cargo del empleado), aportes a la pensión (4% por parte del empleado) o aportes al fondo de solidaridad pensional (1% a partir de 4 salarios mínimos). Hay otras deducciones como aportes a cooperativas, deudas con el empleador o retención en la fuente que también pueden salir reflejados.

Salario neto

Es el resultado de tomar la parte devengada y descontar las deducciones. El salario neto será el emolumento que reciba el empleado por parte del empleador. “Se trata del dato que se fijan más los empleados, el que siempre andan buscando”, señalan desde Facele.

Provisiones o apropiaciones

Estos datos pueden o no aparecer en la nómina. Se trata de los costos que asume el empleador, como las prestaciones sociales, prima de servicio, seguridad social, aportes a salud (un 8%), riesgos laborales, etc.

Cómo se registran las nóminas

Las nóminas pueden registrarse físicamente o en formato electrónico. Es habitual que los empleadores entreguen la nómina a sus empleados, aunque no es obligatorio. “En Colombia la ley no exige al empleador entregar a sus colaboradores el desprendible, recibo, o documento de soporte de pago de nómina, aunque se trata de una práctica transparente y sana que muchas empresas llevan a cabo,” indican desde la consultora.

En el caso de que el empleador no entregue el documento a su colaborador en formato físico, este puede consultar la nómina en el portal de la DIAN. El trabajador deberá solicitar a su empleador el código único de documento soporte de pago de nómina electrónica, conocido como CUNE. Este código es la identidad única del empleado y le facilitará ingresar al catálogo de documentos en la web de la DIAN.

Aunque la nómina es un documento puramente informativo, tiene usos más allá de ese. Uno de los más habituales es que sirve al empleado como evidencia para, por ejemplo, iniciar un proceso de crédito con una entidad bancaria o poseer las ventajas de una cuenta nómina.

Contar con un contrato y una nómina por escrito es una seguridad para empleador y empleado. En estos documentos se registran los acuerdos entre las partes, las tareas a realizar y el pago que se efectúa por ellas. También se conocen los aportes que se han hecho a salud, pensiones y desempleo. Contar con una nómina en Colombia, también significa salir de la informalidad.